Produktives Arbeiten im digitalisierten Zeitalter – eine Illusion?

Unternehmen müssen Weichen stellen

Die Arbeitswelt unterliegt einem stetigen Wandel und hat sich in den letzten zehn Jahren nachhaltig verändert. Wie wirkt sich die heutige Arbeitswelt auf die Mitarbeiter aus? Mit welchen Anforderungen haben die Erwerbstätigen zu kämpfen? „Der digitale Wandel fordert viel von den Mitarbeitern: ständige Erreichbarkeit, Multitasking, hoher Lärmpegel in Großraumbüros und ständige Störungen wie aufploppende E-Mails, Telefonanrufe und Arbeiten auf Zuruf“, so Dr. Consuela Utsch, Geschäftsführerin der Acuroc GmbH. Wie können Mitarbeiter trotz der veränderten Arbeitswelt noch effizient und produktiv arbeiten? Sind Unternehmen auf die Anforderungen des digitalisierten Zeitalters vorbereitet? Welche Weichen müssen Unternehmen stellen, um einerseits Mitarbeiter vor Überforderung zu schützen und andererseits die Effizienz und Produktivität zu steigern?

Im Strudel der Anforderungen

Mit einem Ohr am Telefon, parallel die E-Mails kontrollieren und gleichzeitig einen Text überarbeiten – so läuft es täglich in Büros weltweit ab. Störungen im Arbeitsalltag lassen keinen echten Arbeitsfluss entstehen. „Zurück bleibt bei vielen Arbeitnehmern das Gefühl, den Anforderungen nie gerecht zu werden und nicht die eigenen Aufgaben bearbeiten zu können, sondern größtenteils nur auf Zuruf zu agieren“, so Utsch. „Mitarbeiter haben häufig den Eindruck, auf der Stelle zu treten und nicht mit ihren Aufgaben voranzukommen.“ Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin stellt in ihrem Papier „Arbeitswelt im Wandel“ fest, dass viele Erwerbstätige von Multitasking, starkem Termin- und Leistungsdruck sowie von Störungen und Unterbrechungen bei der Arbeit betroffen sind. Unter diesen psychischen Arbeitsanforderungen leiden die Arbeitnehmer – sie nehmen die Bedingungen überwiegend als sehr belastend wahr. Dies bleibt nicht ohne Auswirkungen, Konzentration und Effizienz leiden darunter.

Unternehmen am Zug

Unternehmen sind gefordert, einzugreifen: Es nützt wenig, Sportkurse zu bezahlen, Obstkörbe zu spendieren und Präventionsprogramme zum Thema „Burnout“ anzubieten, wenn die Strukturen und die Bedingungen der Arbeit veraltet sind. In der Realität beeinträchtigen die ständige Informationsflut und die Unterbrechungen den Arbeitsprozess nachhaltig. „Da hilft kein weiterer Kurs, sondern nur, die Prozesse und Arbeitsbedingungen im jeweiligen Unternehmen genau unter die Lupe zu nehmen“, empfielt Utsch. „Zu viele Störungen im Arbeitsfluss und permanentes Multitasking sind kontraproduktiv. Nicht nur die einzelnen Mitarbeiter, auch die Produktivität und Effizienz des ganzen Unternehmens leidet schlussendlich darunter. „In nahezu allen Unternehmensarten und -größen kann ein rollenbasiertes System die stressauslösenden Bedingungen aufheben“, rät Consuela Utsch. „Ein auf Rollen ausgerichtetes System sorgt für mehr Transparenz und Planbarkeit. Jeder Mitarbeiter weiß so, wer sich zu welcher Zeit in welcher Rolle befindet und wann der betreffende Mitarbeiter offen für Telefonate und andere Anfragen ist.“ So kommt es zu weniger Störungen im Arbeitsalltag – die vorhandene Arbeitszeit lässt sich infolgedessen effektiver nutzen.

Produktivität und Effizienz

Die Anforderungen des digitalisierten Zeitalters bieten für Unternehmen die Chance, sich grundlegend zu reformieren. „Wenn Firmen die Verantwortung für ihre Prozesse und Arbeitsbedingungen übernehmen, sind sie und ihre Mitarbeiter gerüstet für die neue Arbeitswelt. Nutzen Unternehmen diese Gelegenheit nicht aktiv, haben sie zukünftig das Nachsehen“, warnt Dr. Utsch. Wenn die Mitarbeiter gute Arbeitsbedingungen vorfinden und eine klare Rollenverteilung im Unternehmen gelebt wird, steigt automatisch die Effizienz. Dies macht Unternehmen langfristig produktiver und schützt gleichzeitig die Gesundheit der Mitarbeiter. Hierfür muss das Anforderungsmanagement, Portfoliomanagement sowie das Ressourcenmanagement gezielt gesteuert werden. Nur so kann eine Veränderung der Abläufe zu einem grundlegenden Aufbrechen der oftmals verkrusteten Prozesse führen. Denn besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ist jedes Unternehmen auf motivierte und gesunde Arbeitskräfte angewiesen.

Quelle: Borgmeier Public Relations