Zeitmanagement: Sechs geniale Tipps für effektiveres Arbeiten und mehr Zeit fürs Private

Ständige Erreichbarkeit, das Aufhalsen von zu vielen Aufgaben, keine Prioritäten – all das können erhebliche Stressfaktoren im Berufsleben sein. Die Folge: Ein Arbeitstag reicht nicht mehr, um alles abzuarbeiten. Und das Privatleben bleibt gleich mit auf der Strecke. Zeitmanagement ist gefragt! Das beweisen nicht nur satte 1,4 Millionen Google-Ergebnisse für diesen Begriff. Die wichtigsten sechs Tipps und Tricks, mit denen Sie mehr aus Ihrem Tag herausholen.

1. To-Do-Liste

Der Klassiker. Aber nur hilfreich, wenn man ihn richtig anwendet: Wer gefühlt „drölf“ Dinge am Tag erledigen will und diese erst einmal niederschreibt, wird nur einen Bruchteil davon erledigen. Dagegen spricht allein der Zeitaufwand für die Anfertigung der ellenlangen und erdrückenden To-Do-Liste. Knöpfen Sie sich daher jeden Tag – am besten vor Arbeitsbeginn – lieber zwei bis drei Dinge vor, die Sie auf jeden Fall erledigen wollen. Etwa ein oder zwei berufliche Aufgaben und ein privates Ziel. So behalten Sie nicht nur den Überblick, sondern setzen gleichzeitig Prioritäten.

2. Not-To-Do-Liste

Apropos Prioritäten: Es kann auch hilfreich sein, sich die Dinge zu notieren, mit denen Sie heute auf gar keinen Fall Ihre Zeit vergeuden wollen. Muss die Flaschenpfand-Sammlung am Arbeitsplatz wirklich heute weg? Und kann ich nicht auch nach der Arbeit meine privaten Mails checken? Halten Sie Zeitkiller wie diese fest – und Sie haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

3. GTD: Getting Things Done

…ist eine Selbstmanagement-Methode von US-Autor und -Berater David Allen. Und eigentlich so simpel, dass man erst einmal darauf kommen muss. Die Idee: Alle Tätigkeiten werden nach Dringlichkeit sortiert – wie das aussieht, können Sie selbst entscheiden. Hauptsache, es geschieht außerhalb Ihres Kopfes, um so schon psychisch mehr (Frei-)Raum zu schaffen. Dabei zu beachten: Wichtige Aufgaben, die Sie schnell erledigen können – wie das Beantworten von Mails – sollten sofort in Angriff genommen werden. Dann bleibt mehr Zeit für die anspruchsvolleren Aufgaben. Und der vermeintliche Kleinkram hält Sie später nicht unnötig auf.

4. Stille Stunde

Wer kennt es nicht: Sie arbeiten an einem wirklich wichtigen Projekt und werden immer wieder gestört. Das ist nicht nur nervenaufreibend und lenkt ab, sondern hat noch einen weiteren Negativeffekt: Erst nach einer zusätzlichen Anlauf- und Einarbeitungszeit befindet man sich wieder an der Stelle, an der man soeben aufgehört hat. Ein absoluter Zeitkiller. Der sich aber vermeiden lässt: Richten Sie sich täglich eine Sperrzeit (ca. eine Stunde) ein, in der Sie sich unter keinen Umständen stören lassen. Sprich: Handy abschalten, Mail-Postwach schließen, Bürotür zu – und konzentriert arbeiten. Verstehen Sie die stille Stunde als wichtigen Termin (den Sie auch in den Kalender eintragen können), reserviert für das Erledigen wirklich wichtiger Aufgaben.

5. Ein Zeichen setzen

Vor allem im Großraumbüro ist es schwer, nicht in ablenkende Gespräche oder Diskussionen verwickelt zu werden. Setzen Sie daher ein Zeichen: Wenn Sie nicht gestört werden möchten, hissen Sie – so albern es vielleicht klingen mag – eine Flagge. Oder stellen Sie ganz simpel ein Schild mit der Aufschrift „Bitte nicht stören“ auf Ihren Schreibtisch. Nun müssen Sie Ihre Kollegen nur noch über Ihr „Bitte Ruhe“-Zeichen informieren. Und entgehen damit nicht nur bestimmt, sondern auch diplomatisch der Ablenkung von außen.

6. Frust in den Papierkorb

Wie viel Zeit vergeuden Sie täglich mit suchen? Diese Frage haben sich auch die Kollegen von Spiegel Wissen gestellt – und eine Methode entwickelt, diesen Zeitkiller auszumerzen. Schritt 1: Schreiben Sie auf, wie viel Zeit Sie in die Suche von Dingen oder Aufräumen stecken. Schritt 2: Sehen Sie sich im Büro (oder Ihren vier Wänden) um und lokalisieren drei Dinge, die Sie nicht mehr brauchen. Und schmeißen diese umgehend weg. Spiegel Wissen rät besonders Unordentlichen, diese Übung drei Mal am Tag zu wiederholen. Die Entschlackung des Arbeitsplatzes befreit nicht nur räumlich, sondern spart auch und vor allem später viel Zeit bei der Suche von Dingen.

Quelle: MEEDIA GmbH & Co. KG