Arbeitszeiten erfassen – wie geht es richtig?
Die Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiges Instrument für Arbeitgeber, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter korrekt zu dokumentieren. Hierbei müssen allerdings aktuelle Gesetze beachtet werden. Welche Regelungen diese beinhalten sind und was bei der Zeiterfassung hilft, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was sagt das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung?
Für Unternehmer hat sich ab Mai 2019 eine wichtige Änderung ergeben: Waren sie bis dahin in Deutschland lediglich verpflichtet, Arbeitszeiten zu dokumentieren, welche über acht Stunden am Tag hinausgehen sowie die Sonn- und Feiertagsarbeit, sieht dies nun anders aus. Arbeitgeber sind nun in der Pflicht, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter von Beginn an aufzuzeichnen. Dies dient dem Arbeitnehmerschutz, wobei der Fokus auf der psychischen und physischen Gesundheit der Mitarbeiter liegt. Sollte gegen die Regelungen zur vereinbarten Arbeitszeit verstoßen werden, kann dies den Behörden gemeldet werden.
Mit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 stehen Arbeitgeber in der Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten sowie Pausenzeiten und Überstunden aufzuzeichnen. Und das taggleich.
Darum ist die Erfassung tatsächlicher Arbeitszeiten wichtig
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren von einer korrekten Arbeitszeiterfassung. Sie gewährleistet, dass die gesetzlich vorgeschrieben Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Insbesondere wenn eine Digitale Zeiterfassung erfolgt, ist sichergestellt, dass der Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht nachkommt. Sofern es Abweichungen davon gibt, werden Arbeitgeber informiert und können einschreiten.
Für Arbeitnehmer bietet die Arbeitszeiterfassung die Möglichkeit, zu kontrollieren, ob ihre Stunden richtig erfasst wurden. Bei der Gehaltsabrechnung zeigt sich, ob der Lohn auf Basis der erfassten Arbeitszeit korrekt abgerechnet und geleistete Überstunden berücksichtigt wurden.
In Zukunft sollen Arbeitnehmer Arbeitszeiten elektronisch festhalten. Von dieser Regelung ausgenommen sind Betriebe mit lediglich bis zu 10 Mitarbeitern. Außerdem sind im Tarifvertrag vereinbarte Ausnahmen möglich. Jeder Beschäftigte muss die Möglichkeit haben, seine Arbeitszeiten einzusehen. Auf Wunsch muss eine Kopie der erfassten Arbeitszeiten ausgehändigt werden.
Welche Zeiterfassungssysteme sind empfehlenswert?
In vielen Betrieben gehören Stundenzettel, Stech- und Stempeluhr zu einem Relikt vergangener Zeit. Moderne Zeiterfassungssysteme in digitaler Form bieten allerlei Features. Je nach Programm können zum Beispiel detaillierte Berichte über Projekte, Arbeitsleistungen und Arbeitszeiten abgerufen werden. Arbeitsrecht-Experten empfehlen Zeiterfassungsprogramme, bei denen sich die Tools der Software an Projektmanagement-Programme koppeln lassen. Unternehmen können dadurch den Arbeitsaufwand für einzelne Projekte überprüfen und daraus Strategien ableiten.
Für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern oder im Home-Office bieten sich Tools an, die zusätzlich eine Zeiterfassung via mobilem Gerät wie Smartphone und Tablet ermöglichen. Dabei können auch Fahrzeiten erfasst werden. Für welches Arbeitszeiterfassungssystem man sich auch entscheidet, dieses muss in jedem Fall die gesetzlichen Regeln zum Datenschutz einhalten.
Ein modernes Zeiterfassungsmodell verfügt über folgende Features:
- Erfassung der Anwesenheit von Mitarbeitern (Login bei Dienstbeginn, Buchung von Pausen und Dienstende)
- Vergleich von geleisteter und vertraglich vereinbarter Arbeitszeit
- Urlaubsverwaltung und Verwaltung der verfügbaren Personalkapazität
- Projektzeiterfassung inklusive Anzahl und Dauer
- Rechnungsstellung nach Abschluss von Projekt oder Kundenauftrag
Fazit: Wie lässt sich die Arbeitszeiterfassung konkret umsetzen?
Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an digitalen Zeiterfassungssytemen, bei denen einzelne Module zugebucht werden können. Welches System das richtige ist, hängt unter anderem davon ab, welche Module benötigt werden, ob Schnittstellen zu anderen Abteilungen gewünscht sind und wie groß der Betrieb ist.
