Unternehmen sind kein Selbstzweck, sondern in erster Linie dazu da, wettbewerbsfähige Produkte zu entwickeln und herzustellen, um damit Gewinne zu erwirtschaften. Doch selbstverständlich schläft die Konkurrenz nicht und auch der Markt ist in keiner Branche absolut stabil, verändert sich nicht und wäre damit bis ins letzte Detail berechenbar. Daher ist es für Betriebe unumgänglich, ihre Strukturen stetig zu überprüfen und weiterzuentwickeln. Die Prozessoptimierung ist daher ein wesentliches Element erfolgreicher Unternehmen.
Was versteht man unter Prozessoptimierung?
Bei der Prozessoptimierung geht es darum, zu überprüfen, ob bestimmte Ziele im Unternehmen tatsächlich effizient erreicht werden. Dazu werden die jeweiligen Prozesse, die bereits im Betrieb bestehen, genau analysiert und beobachtet, um sie zu bewerten und mögliche Optimierungspotenziale zu erkennen. Dank dieser Prozessoptimierung sollen einzelne Abläufe neu gestaltet oder auch nur leicht verändert werden, um die Effizienz und Effektivität zu erhöhen und damit auch grundsätzlich die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu verbessern.
Ziele der Prozessoptimierung
Bevor eine Prozessanalyse mit anschließender Prozessoptimierung gestartet wird, gilt es, Ziele dafür festzulegen. Diese können unterschiedlicher Natur sein:
Kosteneinsparung: Ein vorrangiges Ziel bei der Optimierung von Prozessen ist selbstverständlich die Reduzierung von Kosten. Vor allem in herstellenden Betrieben mit hohen Stückzahlen liegen die Potenziale oft im Detail. Automotive-Zulieferer, aber auch Elektronikbauer, die ihre Prozesse analysieren, können z.B. feststellen, dass moderne Dosiersysteme für Klebstoffe die Fertigung schneller und mit weniger Rohstoffeinsatz ermöglichen. Pro erzeugtem Stück mag dies nur ein paar Cent an eingesparten Kosten ausmachen, doch in der Gesamtheit ergibt sich mitunter eine stattliche Summe.
Zeiteinsparung: Zeit ist gerade in Betrieben Geld und daher gilt es auch, Zeiten zu reduzieren. Dies müssen nicht nur Produktionszeiten sein, sondern können auch Wegzeiten sein. Schon durch eine neue Aufstellung der Produktionsanlagen lassen sich Wege häufig verkürzen, was insgesamt zu deutlichen Einsparungen führen kann.
Qualitätssteigerung: Ein Wettbewerbsvorteil lässt sich natürlich auch erreichen, wenn durch neu gestaltete Abläufe auch die Qualität gesteigert werden kann. Dies kann geschehen, indem die Fehlerquote gesenkt wird oder neue Technologien zu längerer Haltbarkeit der Produkte führen.
Imagepflege: Ein Ziel, das häufig nur ein Nebenziel ist, aber dennoch immer wieder einmal erreicht wird, ist das der Imagepflege. Dieses Ziel kann etwa erreicht werden, indem auf umweltfreundlichere Prozesse umgestellt wird oder auch die Arbeitsbedingungen für die Belegschaft verbessert werden können.
Häufig kann sogar eine Kombination aus mehreren dieser Ziele erreicht werden. Die Kosten und Aufwände für die Optimierung von Prozessen müssen natürlich in einem wirtschaftlich vertretbaren Verhältnis zu den Einsparungen oder Verbesserungen stehen, die dadurch erwirkt werden. Schließlich sollen diese Kosten auch in absehbarer Zeit wieder durch die Optimierung amortisiert werden.
Warum ist diese für Unternehmen wichtig?
Die Prozessoptimierung ist aus mehrerlei Hinsicht für Unternehmen wichtig. Einige der Vorteile, die daraus gezogen werden können, sind auf den ersten Blick meist gar nicht sichtbar. Zumeist steht zwar die Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit und damit die Existenzsicherung im Mittelpunkt. Durch modernere und weniger aufwändigere Arbeitsschritte etwa durch höheren Automatisierungsgrad kann aber z.B. oft auch die Zufriedenheit unter den Mitarbeitern gesteigert werden. Ebenso kann die Arbeitssicherheit erhöht werden oder die Logistik wird vereinfacht. Damit eine Optimierung von Prozessen erfolgreich ist, gilt es aber oft auch, gewisse Hürden zu überwinden, die häufig auch mentaler Natur sind.
Was gibt es zu beachten?
Selbst, wenn die Prozessoptimierung klare Vorteile für das Unternehmen bringen wird, gibt es in der Regel auch Widerstände im Team gegen Veränderungen. Mitunter wird eine Beschneidung eigener Kompetenzen befürchtet oder es geht einfach um tradierte Routinen, die aufgegeben werden müssen. Vor einer solchen Umstellung ist es daher wichtig, Verantwortlichkeiten transparent zu klären und vor allem alle Beteiligten von Beginn an miteinzubeziehen. Im schlimmsten Fall kann es ansonsten sogar passieren, dass die Umstellung nicht die gewünschte Wirkung zeigt, da Mitarbeiter sich nicht damit identifizieren können und sogar mit Workarounds arbeiten.
