Grundlegende Fragen für Gründer – Digitalisierung von Dokumenten, ja oder nein?
Die Digitalisierung nimmt ja heutzutage in so gut wie allen Bereichen des täglichen Lebens ihren Lauf, so auch in der Unternehmenswelt. Als Gründer eines Unternehmens sollte man sich deshalb entscheiden: Möchte ich alle Dokumente und Daten, mit denen ich im Job zu tun habe, in reeller Form in meinem Büro haben, abheften und in ein Archiv stellen? Oder entscheide ich mich für die digitale Variante, in der ich in einem komplett papierfreien Büro arbeite? Jeder ist natürlich rein vom Typ her auf eine der beiden Möglichkeiten eingeschossen und es ist nicht zu verkennen, dass sie beide ihre Vorteile haben. Aus eigener Erfahrung kann ich jedoch sagen, dass es sich sehr viel leichter gestalten lässt, wenn man Daten und Dokumente in digitaler Form aufbewahrt und sich nicht das Büro mit Aktenordnern vollräumt.
Manche Unternehmen gehen ja sogar so weit, dass sie ihre Dokumente nicht nur digitalisieren sondern gleich auslagern lassen. So ist das Unternehmen natürlich in gewissem Sinne nicht so leicht angreifbar, denn selbst wenn es zu einer IT-Panne kommt, kann man so leicht die Daten wiederherstellen, weil diese nicht von der eigentlichen Panne im Haus betroffen waren. Meiner Meinung nach ist dies jedoch nur für große Unternehmen eine geeignete Lösung. Beläuft sich die Größe der Firma auf einen übersichtlichen Rahmen, dann ist es kaum nötig, über eine Auslagerung der digitalisierten Daten nachzudenken. Die Digitalisierung an sich ist hingegen zu empfehlen.
Warum? Nun ja, zum einen lassen sich dadurch natürlich Kosten sparen. Schließlich fallen so die Kosten, die man für Papier, Drucker oder Druckerpatronen anhäuft, weg. Es ist zudem sehr viel umweltfreundlicher, wenn man nicht jede kleine Benachrichtigung ausdruckt, da man so Papier und somit natürliche Ressourcen einspart. Von den Platzeinsparungen gar nicht erst zu sprechen. Ein Büro fühlt sich gleich größer und befreiter an, wenn man nicht überall Papier und Aktenordner verstaut hat. Um die Sicherheitsfrage sollte man sich natürlich Gedanken machen und Sicherheitskopien und externe Festplatten sind ein Muss, damit nichts verloren gehen kann. Schließlich hat man als Unternehmen die Pflicht, gewisse Dokumente
