E-Rechnungen: Risiken und Herausforderungen bei der Datensicherheit
Mit Beginn des Jahres 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Unternehmer im B2B-Business. In diesem Zusammenhang stellen sich viele Verantwortliche nicht nur die Frage, was genau eine E-Rechnung ist und wie sie diese erstellen können, sondern auch, wie sie die damit verbundenen Risiken und Herausforderungen bewältigen. In diesem Beitrag zeigen wir auf, wo potenzielle Gefahren lauern und mit welchen Maßnahmen die Datensicherheit im Unternehmen sichergestellt wird.
Die E-Rechnung bringt viele Vorteile: Doch ist sie auch sicher?
Bei einer E-Rechnung handelt es sich um eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat wie XML vorliegt und von Maschinen gelesen werden kann. Eine E-Rechnung enthält alle relevanten Informationen einer herkömmlichen Rechnung und ermöglicht eine vollständige elektronische Verarbeitung vom Erstellen und Versenden bis zur Zahlung und Archivierung. Durch das einheitliche Format wird ein medienbruchfreier und automatisierter Rechnungsaustausch ermöglicht.
Wenn Unternehmer nach den Hauptvorteilen der E-Rechnung gefragt werden, nennen sie hauptsächlich Aspekte wie die Umweltschonung, die Optimierung der IT-gestützten Prozessabläufe sowie Kosteneinsparungen und die schnellere Bearbeitung von Rechnungen:
Eine Erhöhung der Datensicherheit oder die Verbesserung des Datenschutzes werden dabei hingegen kaum erwähnt. Im Gegenteil: Die Sorge ist groß, dass die E-Rechnungspflicht das Risiko von Verfehlungen im Unternehmen hier noch einmal deutlich vergrößert.
Dabei kann jedoch Entwarnung gegeben werden, denn mit der richtigen Planung und Umsetzung des Projekts ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sich die Datensicherheit im Unternehmen verbessert und nicht verschlechtert. Die entscheidende Frage für Unternehmen in diesem Zusammenhang lautet: Wo verbergen sich die größten Risiken?
Datensicherheit bei der E-Rechnung: Die größten Risiken
Eines der größten Probleme bei der Umstellung auf die E-Rechnung ist die Gefahr von Cyberangriffen. Die Unternehmer müssen sich bewusst sein, dass sensible Informationen wie Bankdaten und Zahlungsdetails jederzeit von versierten Hackern abgegriffen werden können. Besonders beunruhigend ist, dass Phishing-Attacken und Malware immer raffinierter werden und die Vertraulichkeit der Daten ernsthaft gefährden.
Ein weiterer Punkt, der den Unternehmern Sorgen bereitet, sind mögliche Schwachstellen im eigenen System, denn oftmals sind es nicht nur externe Angriffe, sondern auch interne Sicherheitslücken, die Probleme verursachen. Dazu gehören primär Mitarbeiter, die unvorsichtig mit Daten umgehen, oder veraltete Software, die nicht regelmäßig aktualisiert wird.
Besonders kritisch sind sogenannte Man-in-the-Middle-Angriffe. Dabei handelt es sich um eine Form des Cyberangriffs, bei dem der Angreifer sich heimlich zwischen zwei Parteien schaltet und deren Kommunikation abfängt oder manipuliert. Hierbei können vertrauliche Informationen wie Passwörter, Kreditkartendaten oder andere sensible Daten ausgespäht werden, ohne dass die beteiligten Parteien es bemerken. Wenn E-Rechnungen über solche Netzwerke versendet werden, steigt das Risiko, dass Unbefugte Zugriff auf vertrauliche Informationen erhalten.
Die zunehmende Vernetzung führt außerdem dazu, dass Unternehmen anfälliger für koordinierte Angriffe werden. Ein gezielter Angriff auf ein schwaches Glied in der Lieferkette kann auch mehrere Unternehmen gleichzeitig betreffen. Die laufende Überprüfung der eigenen Systeme ist die beste Möglichkeit, um sich gegen diese Bedrohungen zu wappnen. Doch welche Maßnahmen zur Sicherstellung der Datensicherheit bei der E-Rechnung können Unternehmer darüber hinaus ergreifen?
Die wichtigsten Maßnahmen zur Erhöhung der Datensicherheit bei E-Rechnungen
Eine der wichtigsten Maßnahmen in diesem Zusammenhang ist mit Sicherheit die Verschlüsselung. Alle sensiblen Daten, die in E-Rechnungen enthalten sind, sollten sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass, auch wenn Daten abgefangen werden, sie für Unbefugte unlesbar bleiben.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Zugriffsmanagement. Das bedeutet: Nur autorisierte Personen sollten Zugang zu den E-Rechnungen haben. Das kann durch starke Authentifizierungsverfahren wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und durch klare Zugriffskontrollen im Unternehmen sichergestellt werden. Dadurch können unberechtigte Personen sensible Daten weder einsehen noch manipulieren.
Zudem sollten die Systeme, die für die Erstellung, den Versand und die Speicherung von E-Rechnungen verwendet werden, stets auf dem neuesten Stand sein. Veraltete Software stellt eines der größten Risiken dar, da sie anfällig für Angriffe ist, die auf inzwischen behobene Schwachstellen abzielen. Hier besteht in Deutschland akuter Handlungsbedarf: Die Security Outcomes-Studie von Cisco aus dem Jahr 2022 zeigt auf, dass 48 Prozent der Befragten hierzulande angeben, dass ihre IT-Struktur veraltet ist.
Doch oftmals ist nicht die IT das Problem, sondern die Menschen, die damit arbeiten. Die Schulung der Mitarbeiter ist deshalb ein weiterer wichtiger Schritt zur Sicherstellung der Datensicherheit bei der E-Rechnung. Die Mitarbeiter sollten regelmäßig über aktuelle Bedrohungen informiert und darin geschult werden, wie sie Hacker-Angriffe verhindern können. Nur gut informierte Mitarbeiter können schließlich eine wichtige Verteidigungslinie gegen Cyberangriffe darstellen.
Ein letzter Tipp: Die Datensicherheit beim Umgang mit E-Rechnungen wird am besten durch den Einsatz moderner Softwarelösungen sichergestellt. Die Apps sollten nicht nur technisch aktuell sein, sondern auch den neuesten rechtlichen Vorgaben entsprechen und regelmäßig automatisch Updates erhalten. Solche Lösungen gibt es bereits für monatlich unter 20 Euro. Sie sind also erschwinglich und für Unternehmern eine sorgenfreie Möglichkeit, ihre E-Rechnungen sicher zu verwalten.
