Das Forderungsmanagement ist eine Aufgabe, der sich kein Unternehmen entziehen kann. Allerdings verursacht es vielerorts einen hohen finanziellen und personellen Aufwand, der kaum im Verhältnis zum Ergebnis steht. Insofern ist es an der Zeit, andere, innovativere Wege zu gehen. Der Schlüssel ist hierbei die Digitalisierung der Prozesse.
Klassisches Inkassowesen hat mehrere Schwächen
Das Forderungsmanagement besteht aus vielen Teilschritten. Es startet mit der Fakturierung und der buchhalterischen Erfassung von Forderungen, umfasst die Überwachung offener Posten sowie das Mahnwesen und endet schließlich beim Inkassomanagement. Wegen des hohen Aufwands werden zumindest Teile dieses Prozesses gerne outgesourct. Gerade bei schwer einbringlichen Forderungen neigen Unternehmen dazu, Unterstützung durch externe Dienstleister in Anspruch zu nehmen. Anbietern dieser Art haftet bisweilen jedoch ein zweifelhaftes Image an. Sie haben im Allgemeinen den Ruf des Geldeintreibers, der wenig Rücksicht auf individuelle Gegebenheiten nimmt. Auf den Auftraggeber, den Gläubiger, wirft dies möglicherweise nicht das beste Licht. Hinzu kommt, dass klassische Inkassoprozesse nur einen geringen Digitalisierungsgrad aufweisen. Hinsichtlich der Effizienz bleiben somit Potenziale ungenutzt und die Kosten sind zu hoch. Dies ist auch mit Blick auf die gesetzliche Reform des Inkassowesens, welche ab Oktober 2021 greift und Verbraucher vor zu hohen Inkassokosten schützen soll, problematisch.
Neue Ansätze sind digital und lösungsorientiert
Um das Forderungsmanagement zu optimieren, gibt es zwei große Hebel: eine individuelle, feinfühlige und lösungsorientierte Herangehensweise sowie eine weitreichende Digitalisierung der Abläufe. Ein Beispiel für einen Dienstleister, der diesem neuen Ansatz folgt, ist das Kölner Start-up Demondo. Es versteht sich nicht als traditionelle Inkasso-Stelle, sondern bietet eine vollständig digitale Lösung zur Forderungsüberwachung und -steuerung an.
Der Ablauf von modernem, digitalisierten Forderungsmanagement stellt sich wie folgt dar: Unternehmen übergeben ihre offenen Forderungen mithilfe von Business-Konnektoren direkt auf die Plattform des Unternehmens. Der Dienstleister übernimmt sodann alle nachfolgenden Prozessschritte. Hierzu zählt die Forderungsüberwachung ebenso wie die Verbuchung von Zahlungen, die Bearbeitung von Einwänden, das Mahnwesen im Corporate Design, Inkasso, Mahnbescheide und notfalls auch Zwangsvollstreckungen. Sämtliche Vorgänge und den Status ihrer offenen Forderungen können Unternehmen transparent und in Echtzeit auf dem Online-Portal nachverfolgen.
Eine weitere Besonderheit liegt darin, dass der Anbieter auf die spezifischen Gegebenheiten der Schuldner eingeht, um die gute Beziehung zu ihm aufrechtzuerhalten. Auch hier unterstützt ein digitales Tool – ein sogenanntes Schuldnerportal. Es stellt offene Forderungen transparent und nachvollziehbar dar. Weiterhin bietet es dem Schuldner viele Zahlungsoptionen wie terminierte Vollzahlung, Sofortzahlung und Ratenzahlungen. Zudem kann er – und das ist in der Branche eine Besonderheit – aus vielen gewohnten Zahlungsmethoden wie zum Beispiel PayPal wählen, wodurch die Begleichung der Forderung zusätzlich vereinfacht wird. Auf Wunsch wird all dies auch international erledigt. In diesem Fall werden die Schuldner mit Informationen in ihrer Landessprache und landesspezifischen Zahlungsoptionen versorgt.
Fazit
In Summe wird deutlich: Das Forderungsmanagement der Zukunft hat ein positiveres Image. Es bietet Schuldnern flexible Lösungen an, welche die Zahlungsbereitschaft enorm steigern. Gleichzeitig ist es in hohem Maße digital und sorgt somit für Transparenz sowie Kosten- und Zeitersparnisse bei allen Beteiligten.
