Buchhaltung für Gründer und Geschäftsführende: Ein Überblick zum Einstieg

Buchhaltung ist ein Thema, mit dem sich selbst erfahrene Geschäftsleute oft nur ungern auseinandersetzen. Gerade für Neugründer und -gründerinnen klingen Begriffe wie GoBD, Doppik und EÜR wie eine Fremdsprache, die es neu zu erlernen gilt. Doch so lästig sie auch sein mag – die Buchhaltung ist ein unverzichtbarer Bestandteil jeder unternehmerischen Tätigkeit. Und auch wenn der Einstieg zunächst komplex erscheinen mag: mit ein wenig Hintergrundwissen und den richtigen Werkzeugen lässt sich die Buchhaltung schnell in den Griff bekommen.

Warum sorgfältige Buchhaltung unverzichtbar ist

Buchhaltung dient dazu, alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens systematisch zu erfassen. Sie ermöglicht es, jederzeit einen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens zu haben und bildet die Grundlage für wichtige Entscheidungen. Zudem ist sie eine gesetzliche Pflicht, die sicherstellt, dass Unternehmen ihre Steuerpflichten erfüllen und gegenüber Dritten, wie Banken oder Investoren, Rechenschaft ablegen können.

Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und doppelter Buchführung. Kleinere Unternehmen und Freiberufler, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, können in der Regel die EÜR nutzen, bei der lediglich Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden. Größere Unternehmen oder solche, die die Bilanzpflicht erfüllen müssen, setzen hingegen auf die doppelte Buchführung, bei der jede Transaktion sowohl als Soll als auch als Haben erfasst wird.

Grundbegriffe der Buchhaltung

Um die Buchhaltung besser zu verstehen, ist es sinnvoll, sich mit den wichtigsten Grundbegriffen vertraut zu machen:

Aktiva und Passiva: In der Bilanz spiegeln die Aktiva das Vermögen eines Unternehmens wider (z.B. Bargeld, Forderungen, Anlagen), während die Passiva das Kapital darstellen, also Eigenkapital und Verbindlichkeiten.

Einnahmen und Ausgaben: Einnahmen sind die Gelder, die ein Unternehmen durch Verkäufe oder Dienstleistungen erhält, während Ausgaben die Kosten sind, die entstehen, um das Geschäft zu führen (z.B. Miete, Materialkosten, Löhne).

Soll und Haben: Diese Begriffe stammen aus der doppelten Buchführung. Jede Buchung wird sowohl auf der Soll- als auch auf der Habenseite eines Kontos erfasst. Das bedeutet, dass jede Ausgabe auf der Habenseite eines Kontos zu einer Einnahme auf der Sollseite eines anderen Kontos führt.

Kontenrahmen: Unternehmen nutzen standardisierte Kontenrahmen, um ihre Buchhaltung systematisch zu strukturieren. Diese Kontenrahmen bieten eine Übersicht über alle relevanten Buchungskonten.

Die doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung ist ein System, das auf dem Grundsatz basiert, dass jede finanzielle Transaktion zwei Seiten hat: eine Quelle und eine Verwendung. Dieses System erfasst jede Buchung doppelt – einmal auf der Sollseite und einmal auf der Habenseite. Obwohl es zunächst kompliziert erscheint, bietet es eine genaue Darstellung der Unternehmensfinanzen und wird von vielen Unternehmen verwendet, um alle finanziellen Bewegungen lückenlos nachzuvollziehen.

Im Rahmen der doppelten Buchführung erstellt man am Ende des Jahres eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Die Bilanz zeigt das Verhältnis von Vermögen und Schulden, während die GuV den Erfolg des Unternehmens, also Gewinne oder Verluste, aufzeigt.

Buchhaltungssoftware: Ein wertvolles Hilfsmittel

Für Einsteiger und Geschäftsführende, die sich von den vielen Aufgaben der Buchhaltung überwältigt fühlen, gibt es eine Vielzahl an Buchhaltungssoftwares, die den Prozess erheblich erleichtern können. Solche Programme automatisieren viele der täglichen Buchhaltungsaufgaben und helfen, Fehler zu vermeiden. Ein Beispiel dafür ist Lexware, eine weit verbreitete Software, die sowohl für kleine Unternehmen als auch für Selbstständige geeignet ist. Besonders praktisch ist die Lexware-Cloud, die es ermöglicht, von überall auf die Daten zuzugreifen und Buchhaltungsaufgaben flexibel zu erledigen.

Diese Art von Software bietet Funktionen wie die automatische Erfassung von Belegen, die Erstellung von Rechnungen und die Berechnung der Umsatzsteuer. Darüber hinaus unterstützen viele Programme bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem sie sicherstellen, dass alle Buchungen korrekt dokumentiert werden. Das reduziert nicht nur den Stress, sondern spart auch Zeit und Geld.

Rechtliche Anforderungen an die Buchhaltung

Die Buchhaltung ist in Deutschland an eine Reihe von gesetzlichen Vorgaben gebunden. So müssen Unternehmen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) einhalten, die festlegen, dass die Buchhaltung klar und nachvollziehbar sein muss. Alle Buchungen sollten chronologisch, vollständig und korrekt sein, und die Unterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Diese Regelungen sollen sicherstellen, dass Finanzbehörden die Möglichkeit haben, die Buchhaltung jederzeit zu überprüfen.

Für Geschäftsführende ist es wichtig, die Buchhaltungsfristen zu beachten. Rechnungen müssen beispielsweise innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung gestellt werden, und Steuererklärungen müssen pünktlich abgegeben werden. Ein Verstoß gegen diese Pflichten kann zu empfindlichen Strafen führen.