Wichtige Aufgaben mit wenig Aufwand erledigen – das wünschen sich die Arbeitgeber von ihren Angestellten. Auch Arbeitnehmer profitieren vom effizienten Arbeiten: wird ein größeres Projekt zu vollster Zufriedenheit abgeschlossen, nimmt man weniger Arbeit mit nach Hause, ganz nach dem Motto work smarter, not harder. Doch nicht nur auf der Arbeit, sondern auch im Studium ist eine strukturierte Herangehensweise goldwert.
Tipp 1: Inspiration holen
Manchmal steht man vor einer Aufgabe und weiß nicht, wo man anfangen soll. Fühlt man sich in diesen Momenten überfordert, gibt es einen ganz einfachen Tipp: Nichts reizt mehr als Inspiration! Beschäftigt man sich beispielsweise mit der aktuellen Mode, kann ein Blog zum Thema Modetrends die erste Anlaufstelle sein.
Tipp 2: Störquellen beseitigen
Hört sich banal an und dennoch ist etwas Wahres dran: Ordnung am Arbeitsplatz unterstützt die Produktivität. Häufen sich die Post-its am PC, die losen Zettel unter dem Aktenordner oder stehen sogar Essensreste auf dem Tisch, heißt es: Überflüssiges beseitigen! Am besten ist es, wenn der Arbeitsplatz zum Feierabend vollständig aufgeräumt wird. Dann kann der nächste Arbeitstag starten, ohne sich vorher unnötig aufzuhalten.
Tipp 3: Prioritäten setzen
Das Wichtigste zuerst. Arbeitet man nach diesem Leitsatz, kann sich der Berufsalltag grundlegend ändern – und zwar ins Positive! Erfolge bedeuten Glücksgefühle: Hat man die wichtigen Aufgaben zuerst erledigt, ist man für weitere Aufgaben viel motivierter. Zeitdruck ist dann Geschichte.
Tipp 4: Zeitplan statt To do
Statt einer To do Liste sollte ein Zeitplan erstellt werden, denn nicht umsonst ist eine gute Vorbereitung das A und O. Gerade für ein größeres Projekt ist es sehr hilfreich, den Zeitplan rückwärts auszuarbeiten. Das heißt, man setzt zuerst die Deadline im Kalender und hält von dieser anschließend die einzelnen Phasen und Aufgaben fest – bis zum aktuellen Datum. So bekommt man ein besseres Gefühl, wie viel Zeit für die Recherche, Planung und Umsetzung in Anspruch genommen werden darf. Wichtig: Pufferzeit nicht vergessen!
Tipp 5: Multitasking adé
Schnell einen Anruf erledigen, kurz Notizen machen, mit dem Kollegen reden und dabei schon über die nächsten Aufgaben Gedanken machen – effizientes Arbeiten geht anders. Die Qualität der Arbeitsweise leidet enorm, wenn man viele Dinge auf einmal macht. Investiert man die Zeit in konzentriertes und fokussiertes Arbeiten, spart man sich später das Überarbeiten.
Tipp 6: Techniken und Methoden ausprobieren
Für beinahe alles gibt es bestimmte Methoden und Techniken – auch für effizientes Arbeiten und Zeitmanagement. Dennoch gibt es nicht die richtige Vorgehensweise, denn nicht jede Technik funktioniert auch für jeden. Hier heißt es: ausprobieren! Meistens reicht ein Tag aus, um eine Technik zu testen.
Eisenhower Prinzip
Nach diesem Prinzip werden die Aufgaben nach Dringlichkeit sortiert. Wichtige Aufgaben werden von den unwichtigen separiert – so erhält man schnell eine Übersicht, um für die bessere Bearbeitung eine Struktur zu schaffen. Einige Aufgaben sind wichtig, können aber auch an andere delegiert werden. Außerdem ist es empfehlenswert, sich morgens ein Zeitfenster zu blocken, in dem man die dringenden und wichtigen Aufgaben sofort erledigt.
Pomodoro Technik
Auch wenn die einen oder anderen vielleicht schmunzeln müssen – diese Technik hat nichts mit der italienischen Pasta zu tun. Eigentlich gehört die Pomodoro Technik dem Zeitmanagement an, doch gerade in Bezug auf effizientes Arbeiten setzt sich diese Methode vermehrt durch. Dieses System umfasst ein 30-minütiges Intervall. In diesem werden 25 Minuten konzentriert zum Arbeiten genutzt, während die anderen fünf Minuten frei zur Verfügung stehen, wie beispielsweise für eine Pause. Das Intervall kann beliebig oft wiederholt werden. Zieht man es konsequent durch, werden die Erfolge schnell sichtbar.
Tipp 7: Pausen machen
Die Macht der Ruhe wird oftmals unterschätzt, denn fünf Minuten Pause reichen aus, um wertvolle Energie zurückzugewinnen. Diese Zeit kann für einen Kaffee, einen kleinen Snack oder ein nettes Pläuschen mit dem Kollegen genutzt werden. Oder – ganz einfach – um einfach mal kurz nichts zu tun.
Über die Autorin:
Aileen Dawe-Hennigs hat ihren Master of Arts mit eigenem Schwerpunkt in Designwissenschaften und Marketing absolviert und sich in diesem Kontext schon immer viel mit Werten auseinandergesetzt. Seit 2020 arbeitet sie als Texterin bei Eierund Hildesheim und dem Onlineshop HoseOnline.de und ist zudem als freiberufliche Autorin tätig.
Ich glaube, dass man bei der eigenen Arbeitspraxis unterschiedliche Methoden und Techniken ausprobieren soll. In meinem Gebiet sind Automatisierungstechniken sehr wichtig für eine effiziente Arbeit. Menschen arbeiten aber grundsätzlich anders, deswegen muss man sie persönlich ausprobiert haben.