So senken Unternehmen die Betriebskosten für geleaste und gemietete Maschinen- und Anlagenflotten

Düsseldorf – Unübersichtliches und schlecht geplantes Maschinen- und Anlagenmanagement verursacht nicht nur immense Kosten, es führt auch zu Fehlern und vermehrten Reparaturen. Die Finanzierungs- und Leasing-Experten von DLL haben jetzt einen Routenplan zusammengestellt, der zeigt, dass die effiziente und strategische Zusammenarbeit von operativem Geschäft und Finanzabteilung unerlässlich für das erfolgreiche Management der geleasten oder gemieteten Maschinenflotte ist: Hängen doch die Gesamtbetriebskosten eng damit zusammen, wie gut diese beiden Bereiche miteinander kommunizieren. Die verlässliche Auswertung von Finanzinformationen, Nutzungsdaten und Wartungsberichten ist die Basis für einen transparenten Überblick über alle Maschinen. Indem sie Daten zusammenführen und gesamtheitlich analysieren, können Unternehmen die Gesamtbetriebskosten (TCO) ihrer finanzierten Anlagen signifikant verringern. Diese zentrale Verwaltung aller Daten der Maschinenflotte setzt große Sparpotenziale frei: So konnte das global agierende Baustoffunternehmen Saint-Gobain in Zusammenarbeit mit DLL allein in seinen US-Niederlassungen 450 redundante Maschinen und damit mehrere Millionen Dollar einsparen. Die folgenden Tipps unterstützen beim strategischen Maschinenflottenmanagement:

1. Schluss mit dem Rätselraten: Die Grundlage erfolgreichen Flottenmanagements ist die gezielte Strukturierung von Leasing- und Mietverträgen. Essentiell ist hierbei die geschätzte voraussichtliche Nutzung der jeweiligen Anlage. DLL hat in einer internen Erhebung herausgefunden, dass diese vagen Schätzungen in 89 Prozent der Fälle falsch sind – sowohl in Bezug auf die Anzahl benötigter Anlagen als auch auf deren tatsächliche Auslastung. Anlagen werden demnach entweder mehr oder weniger als angenommen genutzt oder sogar in zu großer Zahl vorgehalten. Die Folgen: Die monatliche Rate ist entweder zu hoch oder am Ende der Vertragslaufzeit fallen immense zusätzliche Gebühren an. Auch hier zeigt der Blick auf den Baustoffkonzern Saint-Gobain, dass Annahmen und Wirklichkeit oft beträchtlich auseinanderklaffen. Vor Einführung eines geregelten Flottenmanagements schätzte der Konzern den Wert seiner Maschinenbestände in den USA auf etwa sechs Millionen Dollar. Bei der genauen Ermittlung mit speziellen Flottenmanagement-Tools stellte sich dann aber heraus, dass die Bestände eine Größenordnung von 30 Millionen Dollar erreichten. Um solche Diskrepanzen zu verhindern und die Effizienz zu verbessern, müssen also beständig Daten zur tatsächlichen Nutzung erhoben und bestmöglich zusammengeführt werden.
2. Maschinenauslastung genau planen: Während die Produktionsteams vor allem mehr Vertragsstunden als benötigt aushandeln wollen, um später nicht überrascht zu werden, wünscht die Finanzabteilung in erster Linie besonders niedrige monatliche Raten. Um den daraus resultierenden Ungenauigkeiten zu entgehen und Kosten zu minimieren, sollten sich Unternehmen daher die folgenden Fragen stellen: Finden vierteljährliche oder jährliche Messungen statt, um die tatsächliche Nutzung der Anlagenflotte zu überwachen? Wird die reale Nutzung regelmäßig mit den vertraglich abgestimmten Vereinbarungen verglichen? Basiert die Entscheidung, Maschinen oder Ausstattung zurückzugeben, eher auf dem Zustand der jeweiligen Anlage als auf dem Ablaufdatum des Finanzierungsvertrags? Sollte die Antwort auf eine dieser Fragen „Nein“ lauten, mangelt es dem Unternehmen an Übersicht: Die gesammelten Daten werden nicht gut genug genutzt, um die Maschinenauslastung zu verbessern.
3. Abteilungsübergreifender Dialog: Die enge Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung und Produktion beeinflusst den gesamten Lebenszyklus einer Anlage. Der Abgleich der tatsächlichen Maschinennutzung mit den Vorgaben des Miet- beziehungsweise Leasingvertrags hilft die TCO der Flotte zu verringern. Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Flotte Gabelstapler ist für fünf Jahre geleast. Die geschätzte Nutzung der Geräte beträgt 2.000 Stunden pro Jahr (10.000 Vertragsstunden). Nach zweieinhalb Jahren deckt die Datenauswertung auf, dass einige Gabelstapler 4.000 Stunden pro Jahr genutzt wurden, andere jedoch nur 1.000 Stunden. Aufgrund dieses Wissens lässt sich die Vertragslaufzeit für die zu viel genutzten Stapler gemeinsam mit der Finanzabteilung nun neu verhandeln, um so Gebühren und steigende Wartungskosten zu vermeiden. Vielleicht lässt sich der Vertrag für die weniger genutzten Geräte sogar zu geringeren monatlichen Raten verlängern, um so der tatsächlichen Nutzung zu entsprechen. Durch derartige Abgleiche können Unternehmen viel an Gebühren und Wartungskosten einsparen.
4. Kontinuierlicher Austausch: Je größer die Maschinenflotte, umso größer die Herausforderung, regelmäßige Nutzungsdaten zu erheben. Da dem Finanzteam diese wichtigen Informationen häufig fehlen, können sie keine besseren Verträge für Leasing oder Miete aushandeln. Damit operatives Geschäft und Finanzabteilung auf demselben Wissensstand sind, gibt es diverse Herangehensweisen, die die Zusammenarbeit unterstützen. Regelmäßige Offsite-Workshops von Operations-, Finanz- und Flottenteams sowie vierteljährliche Überprüfungen helfen, den Status der Maschinenflotte zu diskutieren und mögliche Ungenauigkeiten aufzudecken. Nehmen die Finanzpartner und Wartungsdienstleister an diesen Meetings teil, können diese ihre Best Practices teilen. Verfügt das Unternehmen nicht über eine Webanwendung oder eine Plattform, die alle TCO-Informationen zusammenführt, ist es ratsam, eine Tabelle anzulegen, die die operativen, finanziellen und wartungsrelevanten Daten jeder Anlage der Flotte beinhaltet. Diese Informationen sollten bei den vierteljährlichen Meetings aktualisiert werden, um mögliche Herausforderungen so schnell wie möglich zu identifizieren.
5. Erfahrene Finanzpartner: Ist die Flotte zu groß für eine Excel-Tabelle oder hat das Unternehmen die benötigten Daten nicht zur Hand, bietet sich eine Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung an, die die relevanten Informationen bereithält. Noch hilfreicher ist ein Finanzpartner, der sich mit dem Management von Maschinenflotten auskennt und der die nötigen Werkzeuge zur Verfügung stellen kann, um die gesamte Flotte effizienter zu managen – und nicht nur das Equipment, das von diesem Leasing-Partner gestellt wird.

Marco Wagner, Vice President Fleet Solutions EurasiaPac der Geschäftseinheit Construction, Transportation und Industrial bei DLL, kommentiert: „Effektives Flottenmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess, der auf der regelmäßigen Analyse von Daten basiert. Hierzu gehören sowohl Informationen zur Maschinennutzung als auch Wartungskosten, vertraglich festgehaltene Stunden, Vertragsbestimmungen und allgemeine Auftragsbedingungen. Viel zu wenige Unternehmen kümmern sich nur zu Beginn eines Vertrags um ihre Anlagen. Danach ignorieren sie diese, bis sie zurückgegeben werden müssen. Bis sich innovatives und nutzungsbasiertes Leasing und flottenzentrierte Leasing-Methoden durchsetzen, geht es vermehrt darum, dass Finanzabteilung und operatives Geschäft in Sachen Flottenmanagement dieselbe Sprache sprechen und an einem Strang ziehen. Dialog und datenuntermauerte Entscheidungen statten Unternehmen mit der Grundlage erfolgreichen TCO-Managements aus.“

Quelle: De Lage Landen Leasing GmbH/LEWIS Communications