Privat archivieren: Digitales Gedächtnis täuscht sich nicht

Königs Wusterhausen – Psychologen wissen, dass das Gedächtnis wenig verlässlich ist. Erinnerungen sind formbar und die Folgen falscher Erinnerung können fatal sein. Das ist in Kriminalfällen nicht viel anders als bei privaten Unterlagen: Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen, Kündigungsfristen, Quittungen und Vertragsunterlagen. Wer sich falsch erinnert, keine Dokumente vorzeigen kann oder Termine verpasst, für den kann es teuer werden. Schnell summieren sich dann aus ein paar Kleckerbeträgen hundert oder gar tausend Euro – hier die Steuernachzahlung, dort die Mahnung des Vermieters, weil die Staffelmietvereinbarung schon seit dem letzten Monat eine höhere Miete vorsieht und dann verlängert sich prompt das Abo für den Bezahlsender, weil die Kündigungsfrist gerade abgelaufen ist.

„Das Problem ist, dass immer noch viele Privathaushalte wichtige Dokumente in einer Schachtel oder in Ordnern aufbewahren – unsortiert und ohne sich eventuelle Fristen im Kalender zu notieren. Und selbst wenn man sich an Stichtage erinnert, ganz nach dem Motto ´da war doch was´ kostet das Wiederfinden des Schriftstücks nicht nur Nerven sondern auch Zeit“, sagt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Eine effektive Ablage ist seiner Meinung nach nur ein System, bei dem auf einen Blick klar ist, wo etwas abgelegt wurde und wo es wiedergefunden werden kann. Insbesondere Unterlagen zu komplexen Privatprojekten wie beispielsweise dem Hausbau, bei dem von Bauplänen und Skizzen, Anträge, Rechnungen und Verträgen, Unmengen an Dokumenten anfallen, gehören geordnet zusammen und müssen bei Bedarf sofort verfügbar sein.

Dokumentenrecherche binnen Sekunden auf Knopfdruck

Mit einer Dokumentenmanagementsoftware (DMS) wie dem Office Manager (www.officemanager.de) funktioniert das Wiederauffinden von digitalen und gescannten Papier-Dokumenten über die Schlagwortsuche auf Knopfdruck: „Man muss nur ein Schlagwort, beispielsweise „Kontoauszug“ eingeben und sofort werden sämtliche Dokumente im elektronischen Archiv durchsucht. Wer nach einem bestimmten Kontoauszug sucht, ergänzt beispielsweise noch den Monat oder das genaue Datum“, sagt Krekeler. Als Einstiegsversion in das elektronische Dokumentenmanagement ist Office Manager in seiner Version „Pro“ für Privatanwender bestens geeignet.

Aufgaben und Termine verwalten

Ideal, um Kündigungsfristen einzuhalten: Ein Dokument kann im DMS mit einer Aufgabe zu einem bestimmten Termin verknüpft werden. Office Manager erinnert dann mit einem Hinweis und einem Tonsignal an fällige Aufgaben.

Papierdokumente digitalisieren

Obwohl inzwischen viele Dokumente per E-Mail versendet oder über ein Kundenportal zum Download bereitgestellt werden, insbesondere Rechnungen, ist die Papierform dennoch nicht aus dem Alltag verschwunden. Damit trotzdem alles an einem gemeinsamen Platz archiviert wird, rät Krekeler zur Digitalisierung: „Papierdokumente – insbesondere auch ältere Unterlagen und Verträge – lassen sich schnell und einfach digitalisieren. Dafür gibt es günstige Dokumentenscanner mit automatischem Papiereinzug. Sinnvoll sind Geräte mit Duplexfunktion, wie beispielsweise der Fujitsu ScanSnap. Diese scannen automatisch auch die Rückseiten, sofern sie bedruckt sind.“

Volltextindex hilft bei Dokumentenrecherche

Die Scan-Software beinhaltet eine Texterkennungsfunktion, die den Inhalt eines Dokumentes erkennt und im Volltext im DMS zur Verfügung stellt. „Einerseits wird das originalgetreue Abbild des Papierdokuments im Office Manager dargestellt. Andererseits ist durch diese Funktion der Text für die spätere Recherche aber vollständig durchsuchbar“, erklärt Krekeler. Sämtliche elektronischen Dokumente, die als PDF-Datei geschickt werden, gleich ob die Rechnung vom Online-Versandhaus oder der Kontoauszug der Direktbank, sind ebenfalls als Volltext durchsuchbar.

Katalogisierung: frei definierbar oder automatisch

In einem DMS werden Dokumente in Kategorien archiviert – übrigens gerne gemeinsam mit ein- und ausgehenden E-Mails aus dem Mailprogramm. „Die Archivierung ist vergleichbar mit Themenfeldern bei Papierordnern. Im Office Manager können Anwender die Kategorien für die verschiedenen Dokumente entweder selbst definieren, oder eine automatische Einsortierung beziehungsweise Kategorisierung von der Software durchführen lassen“, ergänzt Krekeler.

Quelle: Softwarebüro Krekeler