Projektmanagement ist ohne Software zeitraubend und mühselig. Spezielle Projektmanagement-Software ist effizient und vereinfacht die Darstellung und Verfolgung der Projektziele sowie die Mitarbeiterführung. Auf dem Markt gibt es einige unterschiedliche Anbieter und viele verschiedene Tools. Darunter auch branchenorientierte Software.
Microsoft Project: Anbieter der ersten Generation
Eines der ersten Software-Angebote in diesem Bereich war das Projektplanungsprogramm Microsoft Project – hier wurden überwiegend technische Aspekte fokussiert, wie zum Beispiel die Vereinfachung der Projektschritte. In der neuen Version spielt auch die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander eine große Rolle, daher sind einige nützliche Tools enthalten:
- Meilensteine
- To-do-Listen
- Collaboration
- Filesharing
Hiermit kann der Projektleiter schnell erkennen, wie weit das Projekt fortgeschritten ist und welcher Arbeitsschritt von welchen Mitarbeitern erledigt wird.
Tipp: Auch die beste Software kann nur dann effektiv eingesetzt werden, wenn die Mitarbeiter sie bedienen können. Daher sollten die Mitarbeiter unbedingt auf Microsoft Project geschult werden.
Daran ist gute Software zu erkennen
Die Auswahlmöglichkeit an Tools ist nicht gleichzeitig auch ein Indiz für eine gute Qualität. Denn nicht alle Anwender benötigen dieselben Funktionen. Daher sollten sich die Entscheider zunächst einmal überlegen, welche Zwecke und Ziele das Programm erfüllen soll.
Außerdem ist es wichtig, dass die Mitarbeiter das Produkt akzeptieren und auch anwenden können. Hier kommen wieder die oben genannten Schulungen ins Gespräch. Im Idealfall stehen mehrere verschiedene Produkte zur Auswahl und diese können miteinander verglichen werden. Außerdem wird Management-Software laufend verbessert.
Projektmanagement Software als SaaS?
Der Begriff Software as a Service, Abkürzung SaaS, bezeichnet ein etwas anderes Lizenzmodell, denn hier wird die Infrastruktur inklusive der Software über das Internet von einem Dienstleister zur Verfügung gestellt. SaaS Software hat sich in vielen Bereichen durchgesetzt, zum Beispiel bei CRM-Systemen. Sie gibt es auch branchenspezifisch für bestimmte Unternehmensbereiche.
Neben kostenlosen Einsteigertools sind die SaaS-Lösungen besonders kostengünstig und sehr flexibel. Dabei wird die Software wie eine Dienstleistung gebucht und monatlich gezahlt. Verändert sich die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen, kann die Software diesen Ansprüchen schnell und einfach.
