Fünf Tipps für ein effizienteres Management von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Berlin – Fehlkuvertierung von Entgeltabrechnungen, verlorene Gehaltszettel, vertrauliche Ausdrucke – die Fehlerquellen im Umgang mit sensiblen Daten sind immens. Zudem haben die Digitalisierung und eine steigende Mobilität von Mitarbeitern die Anforderungen an HR-Verantwortliche nach oben geschraubt. Sicherheit steht an erster Stelle, dennoch passieren Fehler. Hinzu kommt, dass Entgelt-Spezialisten auch versierte IT-Kenntnisse mitbringen müssen – auch deshalb, weil immer mehr Unternehmen administrative Tätigkeiten wie den Druck und Versand von Lohnabrechnungen an spezialisierte Dienstleister auslagern oder komplett digitalisieren. Auf beiden Seiten ist heute Know-how im Umgang mit persönlichen Daten und mit IT-Schnittstellen gefragter denn je.
Führungskräfte im Personalmanagement stehen vor der Aufgabe, die Komplexität der Prozesse zu verringern, um damit den eigenen Handlungsspielraum, die Flexibilität und die Effizienz von HR zu steigern. Wie dies gelingen kann, erläutert Thomas Damian, Geschäftsführer der Internet Access GmbH IAB, Tochter der Francotyp-Postalia AG und spezialisiert in der digitalen und analogen Postbearbeitung.
1. Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft
Die Digitalisierung hat direkte Auswirkungen auf Produktportfolio und Distributionspolitik aber auch auf die Unternehmenskultur. HR kommt dabei eine Schlüsselrolle zu, die Business Know-how erfordert, um die Transformation eines Unternehmens aktiv mit voranzutreiben. Durch Digitalisierung und Outsourcing administrativer Prozesse wie dem Postversand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Monatsjournalen und Bescheiden, haben Führungskräfte und Mitarbeiter Kopf und Hände frei für die wirklich wichtigen Aufgaben und können damit direkte und indirekte Kosten senken.
2. Reduzieren Sie versteckte Kosten
HR-Abteilungen, die monatlich hunderte oder tausende Sendungen verschicken, kommen um standardisierte Prozesse nicht herum. Eine konsolidierte Bearbeitung durch Druckauslagerung beinhaltet auch die Reduktion von versteckten Kosten wie Material-, Druck- und Transportkosten ebenso wie von Prozess- und Verwaltungskosten. Allein durch Portorabatte können Unternehmen je nach Sendungsvolumen sechs- bis siebenstellige Beträge im Jahr einsparen.
3. Verbessern Sie Ihre Compliance und minimieren Sie Ihre Risiken
Offener Zutritt zum Server und vertrauliche Ausdrucke im Kopierer sind nur zwei sehr gängige Beispiele aus dem Unternehmensalltag die zeigen, dass der sichere Umgang mit personenbezogenen Daten intern nicht immer gewährleistet werden kann. Spezialisierte Dienstleister hingegen müssen aufgrund von Ausschreibungsvorgaben ein gelebtes Qualitätsmanagement und mehrfache Zertifizierungen und Sicherheitsvorkehrungen vorweisen, zum Beispiel DIN ISO 9001 und DIN ISO 27001. Um Risiken richtig einzuschätzen und Maßnahmen zu ergreifen, sollten Führungskräfte den Aufbau interner Ressourcen und Know-how vorantreiben und administrative Tätigkeiten auslagern.
4. Erhöhen Sie die Sicherheit
Sichere Schnittstellen und lückenlose Kenntnisse über den Verbleib von Daten sind besonders wichtig. Von Dienstleistern sollte ein detailliertes Reporting über den Status der Daten während des Produktionsprozesses und zum Abschluss des Auftrags angefordert werden. Auf diese Weise haben Unternehmen jederzeit die Sicherheit und wissen, wo sich ihre Daten befinden. Ebenso kann durch lückenlose Dokumentation Fehlkuvertierung verhindert werden. Es empfiehlt sich außerdem, Datentransfers über einen SSH-Zugang sowie über das SFTP Protokoll einzurichten. SSH bietet ein hohes Sicherheitsniveau in ungesicherten Umgebungen und ermöglicht eine gegenseitige Authentifizierung von Netzwerken. SFTP stellt als sicheres Protokoll die Verbindung für den Datenaustausch her. Im Idealfall werden die Zugänge von der eigenen IT in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister eingerichtet. Übernimmt die Postzustellung der Gehaltsabrechnungen ein externer Anbieter, kann durch eine revisionssichere Kuvertierung mit einem individuellen Barcode pro Brief für eine zusätzliche eindeutige Identifikation gesorgt werden.
5. Sorgen Sie für volle Kosten- und Prozesstransparenz
Ob Shared Service Center oder lokal – die steigende Anzahl an personalwirtschaftlichen Prozessen sind nicht nur zeitintensiv, sie erschweren auch die Budgetkontrolle, nicht selten mit dem Effekt, dass Kosten am Ende höher werden als vorab kalkuliert, was die ohnehin stark beanspruchte Kostenstelle HR weiter belastet. Grundlage eines Outsourcings ist daher ein vorab definierter Leistungsumfang unter Kosten- und Zeitvorgaben. Auf diese Weise laufen Prozesse und Kosten nicht aus dem Ruder und qualitative wie quantitative Ziele werden eingehalten.
Quelle: Internet Access GmbH
