Mittelstand setzt auf digitale Arbeitswelten und mobiles Dokumentenmanagement

Leipzig – Digitalisierung und Mobilität – macht doch schon jeder. Stimmt das wirklich? Und was genau passiert in mittelständischen Unternehmen in dieser Richtung? Klar ist, dass sich die Geschäftskommunikation im Wandel befindet: Im digitalen Zeitalter verschwinden unter anderem immer mehr die Grenzen zwischen Dokumenten und Daten. Was der Mittelstand bezüglich der digitalen Transformation von Geschäftsprozessen aber tatsächlich denkt – und was er bereits tut –, machen Statements von Teilnehmern der forconference 2017 deutlich. Das Softwarehaus forcont (www.forcont.de), Spezialist für Enterprise Content Management (ECM), hat diese bei seiner letzten Fach- und Anwenderkonferenz befragt und ihre Äußerungen in einem Video zusammengestellt: https://youtu.be/4A_lIal51Rw.

Die Meinungen der forconference-Teilnehmer zeigen auf, warum man Digitalisierung und Mobilität im selben Atemzug nennen muss. Denn der Wunsch nach mobilem Zugriff und flexiblen Prozessen ist nicht selten der eigentliche Treiber für die Digitalisierung im Unternehmen. Deutlich wird aber auch: Digitalisierung ist kein Selbstläufer. Ein pragmatischer Ansatz, der das Machbare im Auge behält und Anwender durch Quick Wins überzeugt – etwa in Gestalt digitaler Akten statt abgehefteter Papierbogen –, hat es oft leichter, der Digitalisierung im Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen. Ein aussichtsreicher, aber oft noch unterschätzter Ausgangspunkt für eine Digitalisierungs-strategie im Unternehmen besteht in einem modernen, cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie dem von forcont. Damit lassen sich alle relevanten Unternehmensunterlagen – von Verträgen über Personalakten bis hin zu Projektdokumenten – digital und somit auch mobil verwalten.

Durch Mobilität zur Digitalisierung

Größere Mobilität und Flexibilität stellen in vielen Unternehmen heute wesentliche Gründe dafür dar, warum sich Stakeholder von Digitalisierungsschritten überzeugen lassen, seien es die Management-Ebene, Mitarbeiter oder Kunden. Ebenso wie Kunden heute oft nach einer Digital User Experience verlangen, die mobil, einfach und sicher ist, legen auch immer mehr Mitarbeiter Wert auf einen Digital Workplace, an dem ihnen digitale Prozesse flexibel und in Echtzeit zur Verfügung stehen. Darum sind Cloud-Dienste und -Plattformen ein zentraler Baustein moderner ECM-Strategien. Madlen Paul, Projektleiterin und Key Account Managerin bei der Apleona GmbH (früher Bilfinger Real Estate GmbH), formuliert dies im Video beispielsweise so: „Ich persönlich habe einen Mehrwert daraus, weil ich wesentlich flexibler in meiner Arbeit bin. (…) iPad oder Laptop in die Tasche gepackt und los geht’s, auf Dienstreise oder wo auch immer hin.“

Kein Wandel ohne Widerstand

Die Teilnehmerstimmen vermitteln aber auch, dass Digitalisierung nicht immer von heute auf morgen Früchte trägt. Keynote-Speaker Dr. Carlo Velten, Senior Analyst und CEO der Crisp Research AG, sagt dazu: „Das Management sollte nicht erwarten, dass man innerhalb von drei Monaten das ganze Unternehmen umgebaut hat, dass man doppelt so viel Umsatz macht.“ Vielmehr sei es wichtig, sich realistische Ziele zu stecken, „vielleicht auch bestimmte einfache und sehr pragmatische Dinge anzugehen. Und deswegen ist das Thema Dokumentenmanagement natürlich ein ganz wichtiges: Überall dort, wo ich mit vertretbarem Aufwand Papier umwandeln kann in digitale Formate und digitale Akten, ist das, wie man so schön sagt, eine low-hanging fruit.“ Und wenn man es dann noch schaffe, diese Dinge auch in die Geschäftsprozesse mobil einzubinden, sodass sie vor Ort immer auf den gängigen mobilen Endgeräten, ob Laptop oder Tablet, zur Verfügung stehen, dann, so Dr. Velten, sei auch die Akzeptanz bei den Usern meist sehr hoch.

Quelle: forcont business technology gmbh/Möller Horcher Public Relations GmbH