Das moderne Büro: Vorsprung im „War of talents“

Stechuhr war gestern: Während Arbeitnehmer früher von starren Strukturen umgeben waren, denken Unternehmen heute um. „Employer Branding“ lautet das Zauberwort: Immer mehr Unternehmen haben verstanden, dass sie in Zeiten des Fachkräftemangels ihren Arbeitnehmern etwas bieten müssen, um qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen. Ganz oben auf der Bedürfnisrangliste der Deutschen steht dabei ein modernes Arbeitsumfeld.

Mobil, dynamisch, flexibel: Der ideale Arbeitsplatz bietet für den Großteil der deutschen Arbeitnehmer vor allem eines – zeitliche und räumliche Autonomie. Flexibilität ist allerdings nicht in jedem Beruf möglich. Ein Dachdecker kann die Baustelle nicht gegen das Homeoffice tauschen und ein Bäcker schläft nicht nach Belieben aus, ehe er die Backstube betritt. Doch: Jeder zweite Berufstätige arbeitet in einem Büro, wo es viel Spielraum für flexible Arbeitsmodelle gibt. Wie wichtig die Gestaltung des Arbeitsplatzes für die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist, zeigen aktuelle Umfragen: 97 Prozent der Büromitarbeiter erkennen daran, ob sie von ihrem Arbeitgeber geschätzt werden – oder eben nicht. Drei von vier Angestellten ist eine angenehme Atmosphäre am Arbeitsplatz wichtiger ist als eine höhere Bezahlung. Wer zufriedene Mitarbeiter möchte, muss ihnen etwas bieten. Das heißt auch: Die Anforderungen an Bürokonzepte und -möbel steigen.

Neue Raumkonzepte und flexible Arbeitsmodelle

Moderne Büros müssen sich also den flexiblen Modellen anpassen. Die Möglichkeiten sind vielfältig: Mitarbeiter können sich u.a. über Dockingstations in offenen Räumen miteinander vernetzen, während Einzelbüros Ruhe und Rückzugsmöglichkeiten bieten. Auch Großraumbüros machen in vielen Unternehmen Sinn, zum Beispiel, weil sich Tische und Stühle schnell und unkompliziert zu einem großen Besprechungstisch umfunktionieren lassen. Mit verbesserten Raumkonzepten schaffen Arbeitgeber zudem neue Anreize, die sich positiv auf die Motivation der Beschäftigten auswirken. Immer mehr DAX-Unternehmen reagieren auf diese Entwicklung und erkennen das Potenzial von veränderten Raumkonzepten an. Sie wollen den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden, um auch langfristig als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben.

Die Scheu vor Veränderungen

Aber nicht immer müssen neue Raumkonzepte oder Arbeitsmodelle her, um das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter zu optimieren. Häufig reichen kleine Veränderungen aus, um die Zufriedenheit im Büro zu steigern. Ein Beispiel: Durchschnittlich 1.470 Stunden sitzt ein Büroangestellter pro Jahr am Schreibtisch. Der menschliche Körper ist auf diese Haltung nicht ausgerichtet. Die Folge: Jeder 4. Mitarbeiter klagt über arbeitsplatzabhängige Rückenschmerzen. Dadurch entstehen Kosten in Milliardenhöhe. Die Lösung: ergonomische Möbel. Diese entlasten den Körper, lindern Schmerzen und senken Kosten. Dennoch statten lediglich 21 Prozent der Unternehmen die eigenen Büros mit ergonomischen Möbeln aus. Nicht nur aus finanzieller Hinsicht ein Fehler: Für die meisten Arbeitnehmer zählt das „gesunde Umfeld“ zu den wichtigsten Faktoren für einen beliebten Arbeitsplatz.

Viele Unternehmen scheuen sich jedoch davor, vermeintlich teure Möbel einzukaufen, weil die alten Möbel „noch ihren Zweck erfüllen“. Von einer Modernisierung der Raumkonzepte ganz zu schweigen. Die einen wollen also zusätzliche Kosten vermeiden, die anderen fürchten den Aufwand einer Veränderung. Dabei gibt es längst Rundum-Lösungen, die ohne größeren finanziellen und zeitlichen Aufwand möglich sind: Möbellieferanten wie Office Depot bieten einen Full-Service für Beratung, Lieferung und Logistik, sodass die Kosten überschaubar und der Aufwand gering bleiben.

Neue Anreize ohne großen Aufwand

Dass die Einrichtung eines Büros für das Wohlbefinden der Mitarbeiter besonders wichtig ist, zeigt auch eine Untersuchung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAOR). Demnach entscheidet die Möblierung wie kein anderer Faktor darüber, ob die Mitarbeiter mit ihrer Arbeitsumgebung zufrieden sind. Das heißt: Die Anforderungen an die Büroeinrichtung sind erheblich gestiegen. Hat man früher einfach ein paar Tische, Regale und Stühle bestellt, müssen Unternehmen jetzt eine angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen. Rundumversorger wie Office Depot werden daher zu immer wichtigeren Partnern: Sie bieten neben Büroartikeln nicht nur eine große Auswahl an ergonomischen Möbeln an; Office Depot hilft auch bei der Planung der kompletten Büroeinrichtung. Der Vorteil: Erfahrene Einrichtungsexperten erstellen mithilfe von 3D-Planungsprogrammen Entwürfe, die sowohl den Anforderungen der Arbeitgeber gerecht werden, als auch die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen. Zudem sind Großlieferanten wie Office Depot unabhängig von einzelnen Händlern und verfügen deshalb über ein enormes Produktsortiment. Ein entscheidender Vorteil von solchen Projekten: Office Depot bündelt das Angebot mehrerer Hersteller und erstellt ein logistisches Gesamtkonzept. Auf diese Weise hat ein Unternehmen nur einen einzigen Ansprechpartner, der für alle Abläufe zuständig ist. Große Lagerkapazitäten und ein globales Lieferanten-Netzwerks sorgen außerdem dafür, dass die Bestellung in kürzester Zeit beim Kunden eintrifft – oftmals schon nach 24 Stunden.

Aber nicht nur der Aufwand lässt sich reduzieren, auch finanzielle Einsparungen sind möglich. Dank verschiedener Preis- und Qualitätsstufen, etwa durch den Einsatz von Eigen- oder Exklusivmarken, können Angebote individuell an die Bedürfnisse der Kunden angepasst werden. Zudem tragen die Raumkonzepte von Office Depot dazu bei, dass Arbeitsflächen platzsparend genutzt werden können. Frei gewordene Flächen können auf diese Weise sogar vermietet werden. Dadurch lassen sich Kosten weiter reduzieren. Wer sich außerdem dazu entschließt, neben den Büromöbeln auch den Bürobedarf über Office Depot zu bestellen, senkt darüber hinaus die Lieferanten- und Prozesskosten.

Nur wer als Arbeitgeber ein Ohr für die Wünsche der Mitarbeiter hat, hebt sich auch zu Zeiten des Fachkräftemangels auf dem Arbeitsmarkt ab. Ein angenehmes Arbeitsumfeld trägt entscheidend dazu bei, dass sich die Angestellten mit dem Unternehmen identifizieren. Die Umsetzung dieses Ziels ist nicht abhängig von der Betriebsgröße, sondern von einer effizienten und strategischen Planung.

Quelle: Office Depot/möller pr