5 Quick Wins: So kriegen Unternehmer große Datenmengen in den Griff

Frankfurt am Main – „Viele IT-Leiter kämpfen permanent damit, ihr IT-Rückgrat am Laufen zu halten. Für strategische Überlegungen bleibt kaum Zeit“, sagt Daniel Csillag, Vice President Enterprise Market DACH bei der Sage Software GmbH. „Das ist ein riesiges Problem, denn es wird immer wichtiger für den Unternehmenserfolg, dass IT-Abteilungen mit Hilfe moderner Business Management Solutions (BMS) und Business Intelligence-(BI)-Technologie die Strategie des Unternehmens unterstützen.“ In einem Whitepaper zu den 5 Quick Wins eines CIOs führt Csillag (www.sage.de) aus, wie integrierte Technologien dabei helfen, schneller und wirtschaftlicher zu produzieren.

1. Quick Win: Statt ein Software-Flickenwerk zu pflegen, einfache Analysen auf Basis webbasierter integrierter BMS-Systeme durchführen

Wer seine Daten aus der Auftrags-, Lager- oder Finanzsteuerung auswerten will, stößt bei veralteten oder isoliert eingesetzten IT-Systemen auf das Handicap, dass sich die Daten nicht einfach vereinheitlichen und kombiniert analysieren lassen. Dagegen ermöglichen moderne webbasierte Business Management-Systeme (BMS), in denen alle Funktionsmodule in einen durchgängigen Prozess integriert sind, Anwendern, jederzeit alle Echtzeitdaten zu analysieren und aus den Ergebnissen strategische Schlüsse zu ziehen.

2. Quick Win: Statt falsche Entscheidungen auf Basis fehlerhafter Daten zu treffen, valide Informationen mit integriertem BI-Tool erzeugen

Die Berater von Aberdeen bestätigen in ihrem Bericht „Analytics for the Midmarket“ das Manko inhomogener Systeme in vielen mittelständischen Betrieben: Laut der Aberdeen-Umfrage treffen 45 Prozent aller mittelständischen Unternehmen Entscheidungen auf Grundlage von falschen Daten. Die befragten Unternehmen erklärten die Ursache damit, dass im Unternehmen viele Daten noch fragmentiert und isoliert vorliegen und deshalb kein klares Bild von der wirtschaftlichen Situation hergestellt werden kann.

„Der Mehrwert einer Analyse wird durch die Durchgängigkeit eines ERP-Systems bestimmt“, erläutert Daniel Csillag. Zusätzlich erleichtern sogenannte Self-Service-Module von Business Intelligence -Software dem Nutzer, eine Analyse auf einfache Art zu erstellen. „Man muss heute kein Data-Warehouse-Spezialist mehr sein, um Daten auszuwerten“, betont Csillag und verweist auf das hauseigene BI-Tool, das ins ERP-System integriert ist. Es ermöglicht dank vorkonfigurierter Abfragen, auf Knopfdruck unternehmerische Analysen zu fahren. Sie geben damit rasch Antworten auf Fragen wie „Was ist unser stärkster Markt?“, „Können wir momentan noch Aufträge annehmen“ oder „Wann können wir liefern?“.

3. Quick Win: Heute muss auch der IT-Leiter ein Auge auf den Kunden haben

Früher hatte der IT-Verantwortliche nicht viel mit Kunden zu tun. Direkt hat er es auch heute noch nicht. Aber indirekt. Zumindest, wenn er dazu beitragen will, die Absatzchancen zu verbessern oder ein neues Produkt zu entwickeln. Dann muss er mithelfen, dass sein Unternehmen die Kunden noch besser kennt. Dafür sind moderne Software-Systeme einzuführen, die über ein integriertes CRM-Programm verfügen, das auch Informationen aus den Facebook-, LinkedIn- oder Xing-Kanälen einsammelt; genauso wie externe Infos aus den eigenen Märkten und mehr.
Die Wirkung ist essentiell: Die Reaktionszeit auf Kunden-Anfragen lässt sich verkürzen, Kunden-Mails werden automatisch an die richtige Stelle weitergeleitet, Bestätigungen und Liefertermine werden schnell an den Kunden zurückgemeldet etc.

4. Quick Win: Statt Abteilungsautarkie, nahtlose Kooperation

Ein webbasiertes ERP-System, das sich auch in verschiedenen Ländergesellschaften sehr schnell einführen lässt, fungiert wie eine Kollaborationsplattform. Der übergreifende Zugang zu allen Daten, die nicht mehr in Datensilos vor Ort gehortet werden, ermöglicht die wissensbasierte Zusammenarbeit. Analysen einer Ländergesellschaft sind auch für andere zugänglich und helfen an vielen Stellen, einen Prozess zu optimieren. Fazit: Die Informationen aus Analysen müssen nahtlos durchs Unternehmen fließen können – egal wie komplex die Unternehmensstrukturen auch sind.

5. Quick Win: Hände weg von repetitiven Aufgaben – automatisierte Prozesse erhöhen Schnelligkeit und senken Transaktionskosten

Laut der Independent Oracle User Group führen rund die Hälfte alle CIOs repetitive Arbeiten noch immer manuell durch. Anders als intendiert, sparen sie so nichts. Im Gegenteil: Es führt zu mehr menschlich verursachten Fehlern und kostet Zeit. Wer regelmäßige Analyse-Durchläufe einrichtet – und nicht erst aktiv wird, wenn eine Fehlentwicklung im Unternehmen offensichtlich wird – behält den Status Quo und die Zukunft ständig im Auge.

In einem modernen ERP-System sind viele Automatismen bereits implementiert bzw. lassen sich sofort produktiv schalten. „Durch Automation können Komplexitäts- und Transaktionskosten reduziert werden“, sagt Csillag und betont: „Eine erhöhte Automatisierung kann sogar dazu führen, dass Fertigungsprozesse wieder zurück ins Land geholt werden.“ Vor dem Hintergrund der Kleinserienfertigung ist dieser Vorteil des Re-Shoring vor allem dort interessant, wo z.B. sehr zeitnah Prototypen zu fertigen sind oder eine Auftragsfertigung schnell zwischen andere Fertigungsprozesse geschoben werden muss. Das geht nur mit einem schnellen, integrierten und automatisierten BMS-System.

Quelle: Sage Software GmbH