Effektives Forderungsmanagement – so sagen Sie säumigen Kunden den Kampf an
Im Geschäftsalltag wird es immer wieder passieren, dass Kunden Ihre Rechnung nicht binnen der angegebenen Zahlungsfrist begleichen. Während manchmal bereits eine höfliche Zahlungserinnerung ausreicht, erweisen sich manche Schuldner als harte Nuss. Wird dabei kein effektives Forderungsmanagement betrieben, kann das eigene Unternehmen auch schnell einmal Liquiditätsprobleme bekommen.
Wenn der Kunde nicht bezahlt – das können Sie tun
Wenn auch nach der abgelaufenen Zahlungsfrist kein Geld auf Ihrem Konto eingeht, sollte schnellstmöglich gehandelt werden. Im besten Fall hat Ihr Kunde nur die Rechnung vergessen, im Worst Case steht Ihnen aber ein langwieriger Mahnprozess bevor. Wichtig ist dabei, dass Sie effizient mahnen und zwischen den einzelnen Schreiben nicht mehrere Wochen vergehen lassen. So erweitert sich die Zahlungsfrist nämlich wesentlich und Ihr säumiger Kunde könnte das Gefühl bekommen, dass Sie vielleicht ohnehin den fälligen Betrag vergessen werden. Die meisten Kunden reagieren spätestens dann, wenn Mahnkosten berechnet werden. Diese dürfen übrigens nur eingefordert werden, wenn sich in den AGB ein entsprechender Passus befindet. Da das effektive Forderungsmanagement aber durchaus zeitintensiv ist, können Sie die Aufgaben auch an ein Inkassounternehmen auslagern. Die Experten arbeiten meist auf Provision und haben dadurch ein großes Interesse daran, dass Ihr Kunde die offene Rechnung begleicht. Sie selbst können sich dann weiterhin voll und ganz auf den Geschäftsalltag konzentrieren und müssen sich nicht mit offenen Rechnungen herumschlagen.
Anwalt vs. Inkasso – wer darf was?
Grundsätzlich können Sie offene Forderungen entweder durch einen Anwalt oder durch ein Inkassobüro eintreiben lassen. Während die offiziellen Rechtsvertreter einen hohen Stundensatz einfordern, arbeitet das Inkassobüro meist auf Provision. Vor allem bei kleineren Beträgen macht es daher oft mehr Sinn, den außergerichtlichen Weg zu gehen. Handelt es sich um hohe Summen oder weist ein einzelner Kunde viele offene Rechnungen auf, kann sich auch der Anwalt als Partner im Forderungsmanagement lohnen.
Wichtig zu wissen: Erst nach einer gerichtlich verfügten Pfändung darf der Schuldner persönlich aufgesucht werden.
Wenn Sie das Forderungsmanagement an ein Inkassounternehmen oder einen Anwalt auslagern möchten, müssen Sie aber auch immer das Worst-Case-Szenario im Hinterkopf behalten. Ist der Kunde zahlungsunfähig, bleiben Sie auf allen offenen Kosten sitzen. Im Falle eines Anwalts können sich hier schnell einmal 1.000 Euro oder auch mehr summieren. Das Inkassobüro hingegen stellt keine zusätzliche finanzielle Belastung für Ihr Unternehmen dar, wenn die offenen Forderungen nicht eingetrieben werden können.
Wann sich der Verkauf von Forderungen lohnt
In einigen Fällen ist es durchaus ratsam, dass Sie die offenen Forderungen verkaufen und künftig nichts mehr mit dem Schuldner zu tun haben. Einige Dienstleister haben sich darauf spezialisiert, offene Forderungen aufzukaufen und diese dann vehement einzufordern. Für Sie als Unternehmer heißt das aber auch, dass 20 bis 40 % der Summe als Provision bezahlt werden. Sinnvoll ist der Verkauf von Forderungen also nur dann, wenn das Unternehmen in Liquiditätsprobleme schlittert. Bei selbstständigen Handwerkern beispielsweise kann eine unbezahlte Endrechnung schnell einmal dazu führen, dass man auch selbst kein neues Material beziehen kann.
Was passiert, wenn der Kunde nicht zahlen kann?
Wenn Ihr Kunde trotz mehrmaliger Aufforderung nicht bezahlt, kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Hier gilt es aber vorab, die Situation abzuwägen. Ist der Schuldner zahlungsunfähig, müssen Sie in der Regel auch die eigenen Anwaltskosten bezahlen. Das stellt dann eine zusätzliche finanzielle Belastung für Ihr Unternehmen dar. Besteht keine Chance, muss der offene Betrag als uneinbringliche Forderung verbucht werden. In diesem Fall erleiden Sie einen Totalverlust, da der Schuldner schlichtweg nicht zahlen kann. Dieses unternehmerische Risiko sollte vorab stets gut kalkuliert werden, weswegen sich bei hohen Endsummen eine oder mehrere Teilrechnungen lohnen.
