Eine Follow-up Mail ist im Grunde genommen eine Nachverfolgungsmail. Es handelt sich dabei häufig um ein automatisiertes E-Mail-Marketing, das Nutzern nach einer Interaktion mit Ihrer Marke, einem Produkt oder Service gesendet wird. Diese Art von Nachrichten kann eine Reihe von verschiedenen Zwecken erfüllen, wie z.B. die Erhöhung der Kundentreue, die Wiederherstellung inaktiver Kontakte oder die Aufrechterhaltung eines regelmäßigen Kontakts mit potenziellen Kunden. Follow-up Mails bieten einen effektiven Weg, um potenziellen und bestehenden Kunden relevante Informationen zu liefern und ihnen mitzuteilen, was gerade bei Ihrer Marke los ist. Sie können auch als Erinnerung dienen, damit sich Nutzer an Produkte erinnern, die sie vor langer Zeit angesehen haben oder vom Unternehmen angebotene Dienste nutzen.
Der größte Vorteil der Verwendung von Follow-up Mails ist jedoch die Fähigkeit, potenzielle Kunden proaktiv zu erreichen und ihnen regelmäßig Informationen über Neuigkeiten und Angebote zukommen zu lassen. Vor allem für Unternehmen mit begrenztem Marketingbudget stellt dies eine großartige Möglichkeit dar, um sowohl neue als auch bestehende Kundengruppen zu erreichen.
Mithilfe von Follow-up Mails können Unternehmen auch leicht messbare Resultate erzielen und so ermitteln, ob ihr E-Mail-Marketing funktioniert oder nicht. Es gibt mehrere Metriken, die bei der Messung des Erfolgs von Follow-Up-E-Mails verwendet werden können – wie Öffnungsrate, Klickrate und Konversionsrate –, die es Unternehmen ermöglichen zu sehen, welche Inhalte bei ihrem Publikum am besten ankommen.
Infolgedessen kann man sagen, dass Follow-up Mails sowohl notwendig als auch nützlich sein können – solange sie richtig verwendet werden. Indem sie den richtigen Inhalt an den richtigen Personentyp sendet und das Timing berücksichtigt; Unternehmen müssen allerdings sicherstellen, dass ihre Mails nicht als Spam betrachtet werden. Andernfalls droht die Gefahr, blockiert zu werden und den potentiellen Kunden in Zukunft überhaupt nicht mehr erreichen zu können.
Wann ist eine Follow-Up Mail nicht angebracht?
Es ist wichtig, das Timing und die Information, die Sie in Ihren Follow-Up Mails übermitteln, entsprechend anzupassen und zu kontrollieren. Einige Situationen erfordern keine Follow-Up Mail oder sind nicht geeignet für eine solche Nachricht. Zum Beispiel sollten Sie niemals eine Follow-Up Mail senden, wenn Sie als Antwort auf eine E-Mail bereits eine Absage erhalten haben. Dies kann als unhöflich angesehen werden und ergibt in der Regel keinen Sinn.
Außerdem ist es ratsam, vor dem Senden von Follow-Up Mails zu prüfen, ob der Empfänger in der Lage ist, auf Ihre Anfrage angemessen zu reagieren oder ob Sie ihn eventuell mit mehr Informationen versorgen müssen, damit er Ihnen antwortet. Wenn Sie also bereits vorher wissen, dass die Person nicht in der Lage ist, Ihnen zu antworten oder nicht genug Informationen hat, um es zu tun, ist es besser keine Follow-Up Mail zu senden.
Ebenso sollten automatisierte Follow-Up Mails kritisch hinterfragt werden. Nichts ist schlimmer als ein automatisiertes System, das ständig dieselbe Nachricht an alle Empfänger sendet und so den Eindruck vermittelt, dass man diese nicht als individuelle Person betrachtet. Stattdessen sollte jede Nachricht personalisiert sein und den Empfänger direkt ansprechen sowie ihm die notwendigen Informationen liefern.
In Bezug auf das Timing gibt es unterschiedliche Ansichten: Während viele Leute denken, dass man in seinem dritten oder vierten Versuch aufhören sollte – um dem Empfänger nicht unnötig auf die Nerven zu gehen – empfehlen andere bis zu sechsmal einen Folgeversuch unternehmen. Es liegt letztlich an Ihnen herauszufinden, was am besten funktioniert und was für den Geschmack des jeweiligen Empfängers angemessen ist.
Follow-Up Mails können sehr hilfreich sein um Kontakte aufzubauen und Antworten zu erhalten; aber man muss wissen, wann sie nicht angebracht sind, sowie beim Timing und dem Schreibstil vorsichtig sein, um einen Spam Eindruck zu vermeiden. Wenn man diese Grundlagen beachtet kann man mit Hilfe von Follow-Up Mails effektiv Kontakte knüpfen und Kommunikation fördern ohne sich Sorgen machen zu müssen nervige Spam E-Mails verschickt zu haben.
Wie kann man dem Spam vorbeugen und seine Reputation schützen?
Um zu vermeiden, dass Ihre Follow-Up-Mails als Spam eingestuft werden, gibt es einige bewährte Methoden, die Sie befolgen sollten. Hier sind einige Tipps:
- Bauen Sie eine Beziehung auf: Stellen Sie sicher, dass Sie eine Beziehung zu Ihren Empfängern aufgebaut haben, bevor Sie mit dem Senden von Follow-Up-Mails beginnen. Wenn Ihre Empfänger nicht wissen, wer Sie sind oder warum sie von Ihnen hören sollten, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie Ihre E-Mails als Spam betrachten.
- Seien Sie transparent: Stellen Sie sicher, dass Ihre Empfänger wissen, was sie von Ihnen erwarten können und warum sie Ihre E-Mails erhalten. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich abzumelden oder ihre Einstellungen anzupassen.
- Personalisieren Sie Ihre E-Mails: Verwenden Sie den Namen des Empfängers und personalisierte Inhalte in Ihren Mails. Dies zeigt Ihrem Empfänger, dass es sich um eine individuelle Nachricht handelt und nicht um eine Massenmail.
- Halten Sie den Inhalt relevant: Stellen Sie sicher, dass der Inhalt Ihrer Follow-Up-E-Mails für den Empfänger relevant ist und ihm einen Mehrwert bietet. Wenn der Inhalt nicht relevant ist oder keinen Mehrwert bietet, wird der Empfänger wahrscheinlich nicht mehr auf Ihre E-Mails reagieren.
- Vermeiden Sie zu viele E-Mails: Senden Sie nicht zu viele Follow-Up-E-Mails in kurzer Zeit. Dies kann dazu führen, dass Ihre Empfänger genervt sind und Ihre E-Mails als Spam betrachten.
Indem Sie diese Tipps befolgen und sicherstellen, dass Ihre Follow-Up-E-Mails relevant und personalisiert sind, können Sie verhindern, dass sie als Spam betrachtet werden und gleichzeitig Ihre Reputation schützen.
