In einem Unternehmen werden unzählige Unterlagen erstellt. Für einige Unterlagen gibt es sogar eine bestimmte Aufbewahrungsfrist. Sobald die Frist abgelaufen ist, muss sich das Unternehmen um die Aktenvernichtung kümmern. Bei Vernichtung der Akten muss das Unternehmen jedoch einige Regeln beachten. Wohin müssen die alten Akten? Oder besser gesagt, wie vernichtet man die Akten richtig? Je nachdem, um welche Akten es geht, müssen bestimmte Regeln der Datenschutzgrundverordnung berücksichtigt werden.
Worauf kommt es bei der Vernichtung von Akten an?
Jedes Unternehmen muss gelegentlich Akten vernichten. Allerdings müssen bei der Vernichtung einige Richtlinien berücksichtigt werden. Während sich einige Unternehmen diesbezüglich an einen professionellen Dienstleister wenden, wollen andere Betriebe die Vernichtung der Unterlagen selbst in die Hand nehmen. Seit einigen Jahren regelt die Datenschutzgrundverordnung den Umgang mit personenbezogenen Daten. Dazu gehört der Nachweis des Unternehmens, dass die Akten ordnungsgemäß vernichtet wurden. Die Datenträgervernichtung erfolgt nach DIN 66399. In dieser Verordnung ist außerdem geregelt, wie fein die Akten zerkleinert werden müssen. Die Unterlagen werden in unterschiedliche Sicherheitsstufen eingeteilt. Es gibt sieben verschiedene Abschnitte. Ein Abschnitt bezieht sich auf personenbezogene vertrauliche Daten. Die Entsorgung geheimer Daten wird ebenfalls in dieser Verordnung geregelt. Für Datenträger gelten die gleichen Vorschriften.
Die Preise für die Vernichtung der Akten im Überblick
Mittlerweile gibt es viele Dienstleister, die eine DSGVO-konforme Vernichtung der Unterlagen anbieten. Doch nicht alle Dienstleister bieten exakt die gleiche Leistung für einen bestimmten Preis an. Um einen ausreichenden Datenschutz zu gewährleisten, bieten die Entsorgungsfachbetriebe neben einer ausführlichen Beratung auch eine fachmännische Vernichtung an. Um den Vorgang so einfach wie möglich zu gestalten, mieten sich viele Unternehmen einen ganzen Container, der regelmäßig vom Dienstleister abgeholt wird. Doch welche Kosten kommen auf ein Unternehmen zu, wenn die Vernichtung der Unterlagen Datenschutz-konform stattfinden soll? In der Regel ist der aktuelle Preis für eine DSGVO-konforme Entsorgung überschaubar. Da bei einer professionellen Vernichtung die einzelnen Seiten nicht aus dem Ordner genommen werden müssen, liegt die Vernichtung von einem gut gefüllten Aktenordner bei 30 Cent. Alle geschredderten Unterlagen werden sogar recycelt und wieder zu Papier verarbeitet. Dieser Punkt wird übrigens auch in der DIN 66399 geregelt.
