Wertvolle Produkte, innovative Technologien und sensible Daten – unabhängig von seiner Branche und Größe muss jedes Unternehmen für effiziente Schutzmaßnahmen sorgen. Dies ist nicht nur wichtig, um hohe Kosten zu vermeiden, die durch einen Diebstahl oder Brand entstehen können, sondern resultiert auch aus der Verantwortung gegenüber Mitarbeitern, Geschäftspartner und Kunden. Neben materiellen Dingen müssen auch digitale Informationen vor Verlust geschützt werden, daher ist es am sinnvollsten, sich bereits bei der Unternehmensgründung Gedanken um ein funktionierendes Sicherheitssystem zu machen. Die meisten Schutzmaßnahmen können jedoch auch nachgerüstet werden. Dies sollte allerdings erfolgen, bevor ein Schaden entstanden ist.
Schutzmaßnahmen für Wertgegenstände
Bevor die Geschäftsräume bezogen werden, sollten Türen und Fenstern hinsichtlich ihres Einbruchschutzes überprüft werden. Denn ein nachträglicher Austausch ist in den meisten Fällen mit viel Aufwand und Kosten verbunden. Eine Sicherheitsverglasung sowie vor Manipulation geschützte Schlösser reduzieren die Gefahr eines Einbruchs, weil die Täter in den meisten Fällen aufgeben, wenn sie nicht nach kurzer Zeit in ein Gebäude eindringen konnten. Aus dem gleichen Grund sind auch eine Alarmanlage sowie ein Überwachungssystem empfehlenswert. Damit diese Schutzmaßnahmen wirklich ihre Aufgabe erfüllen, sollten Unternehmer darauf achten, dass Fenster und Türen verschlossen sind und das Alarmsystem aktiviert ist, sobald sich kein Mitarbeiter mehr in den Geschäftsräumen befindet.
Sollte einem Täter dennoch ein Einbruch gelingen, können wichtige Unternehmensunterlagen in einem speziellen Dokumententresor verwahrt werden. Darin können auch digitale Speichermedien sowie Wertgegenstände (z.B. Generalschlüssel, Fuhrparkschlüssel, Bargeld) eingeschlossen werden. Empfehlenswert sind eine kompakte Größe, weil der Safe dann unauffällig unter dem Schreibtisch oder in einem anderen Möbelstück montiert werden kann, sowie ein gewisser Brandschutz. Wichtige Unterlagen können auf diese Weise nicht nur vor Diebstahl, sondern auch vor der Zerstörung durch Feuer und Löschwasser geschützt werden. Bei spezialisierten Onlineshops wie tresoro-shop.de werden Tresore angeboten, welche diese Kriterien erfüllen und mit unterschiedlicher Ausstattung versehen sind. Wichtig ist in diesem Zusammenhang bei der Auswahl auf die Dauer des Brandschutzes zu achten. Diese ist meistens in Minuten angegeben und sagt aus, wie lange Dokumente und Datenträger vor Beschädigung geschützt sind. Die Dauer sollte im besten Fall der entsprechen, welche die Feuerwehr benötigt, um den Brand im Unternehmen zu löschen.
Eine Alternative kann ein Schließfach in einer Bank oder in einer Hochsicherheitstresoranlage sein. Dadurch sind Wertgegenstände und wichtige Unternehmensinformationen geschützt aufbewahrt, weil diese über professionelle Sicherheitsmaßnahmen verfügen und die Verlustgefahr so minimiert wird. Der Nachteil ist jedoch, dass die sicher im Schließfach verwahrten Dinge nicht sofort zur Verfügung stehen.
Digitale Sicherheitsvorkehrungen
Wichtige Daten und Informationen sind auch auf dem Computer einer Verlustgefahr ausgesetzt, sodass Unternehmen mit Hilfe von Firewalls und passwortgeschützten Programmen und Dokumenten für Schutz vor Missbrauch und Manipulation sorgen müssen. Insbesondere bei der Nutzung des Internets sollten bestimmte Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, weil damit viele Unternehmen zu leichtfertig umgehen.
Elektronische Signaturen sind eine Möglichkeit, den Datenversand im Internet zu schützen. Dafür wird eine Signatursoftware verwendet, welche die versendeten Informationen ähnlich wie eine Unterschrift signiert. Einzelne Dokumente können außerdem gesichert werden, indem ein Kennwort dafür erstellt wird, durch das nicht autorisierte Benutzer am Öffnen gehindert werden können. Selbst autorisierte Nutzer müssen das Kennwort kennen, um das Dokument verändern zu können.
Des Weiteren ist es wichtig einen Datenverlust zu verhindern, indem wichtige Informationen nicht nur an einem Ort gespeichert werden. Experten raten neben einer lokalen Speicherung auch dazu, die Daten auf dem Unternehmensserver abzulegen und auf externen Speichermedien (z.B. Festplatte, USB-Stick) zu sichern.
Wohl überlegt sollte auch mit der Autorisierung der Benutzer umgegangen werden, denn nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugang zu allen Geräten und Anwendungen.
