Die Druckkosten können in Betrieben erhebliche Ausmaße annehmen und das Budget markant belasten. Von der Hardware über Energie bis hin zu Materialaufwendungen für Papier, Toner und Co. reichen die Ausgaben. Maßnahmen zur Reduzierung sind nicht nur in großen Unternehmen finanziell spürbar. Auch kleine Startups profitieren von einem bewussteren Umgang mit Druckgeräten und einer nachhaltigen Gestaltung des Druckverhaltens. Der folgende Artikel enthält zehn Spartipps, um die Druckkosten zu senken.
1. Anschaffung
Bereits bei der Anschaffung von Druckgeräten lassen sich künftige Betriebskosten positiv beeinflussen. Gewerbetreibende sollten dabei zu stromsparenden Modellen greifen, die effizient arbeiten. Generell sind Drucker empfehlenswert, die Papier beidseitig bedrucken. Das spart auf Dauer erhebliche Mengen Papier. Energie- und Tintenverbrauch sind zu durchleuchten. In Testberichten können sich Käufer über den Preis pro gedruckter Seite informieren. Dieser Wert ist ausschlaggebend für die Kalkulation laufender Druckkosten.
2. Einkauf von Patronen, Toner und Co.
Der größte Kostenpunkt beim Drucken sind die Ausgaben für Toner, Patronen beziehungsweise Tinte. Beim Kauf lässt sich bei der Wahl des Händlers viel Geld sparen. Während die Preise im Einzelhandel relativ hoch sind, liegen diese in Onlineshops und beim Versandhandel niedriger. Büromaterial-Fachhändler wie Viking, welche ihr Angebot sowohl online als auch in Katalogen präsentieren, können originale Tintenpatronen, Farbbänder, Toner und andere Produkte wesentlich preiswerter anbieten, als der stationäre Fach-Einzelhändler. Im Vergleich zum unverbindlichen Herstellerpreis können Betriebe rund 15 Prozent einsparen, indem sie bei Versandhändlern einkaufen. Wiederbefüllbare Alternativen sind eine weitere Möglichkeiten, um die Druckkosten zu senken. Gleichzeitig schonen sie die Umwelt. Zudem ist es ratsam in den Druckeinstellungen den „Sparmodus“ zu wählen. Bei einigen Modellen wird dieser „Entwurfsmodus“ genannt. Die Einstellung stellt sicher, dass Tinte sparsamer zum Einsatz kommt. Die genaue Bezeichnung variiert je nach Marke und Modell.
3. Schwarz-weiß drucken
Viele Dokumente enthalten farbige Elemente. Neben Firmenlogos auf Rechnungen können das beispielsweise Markierungen in Texten oder bunte Bilder sein. Werden diese in Schwarz-Weiß gedruckt oder vor dem Ausdrucken entfernt, können die Kosten für Tinte bzw. Toner markant gesenkt werden.
4. Qualität einstellen
Nicht alle Dokumente müssen in maximaler Qualität ausgelassen werden. Korrekturausdrucke oder ähnliches müssen nicht perfekt aussehen. Mit einer geringeren Auflösung wird der Tintenverbrauch eingeschränkt.
5. Druckbereich einschränken
Viele Betriebe sensibilisieren ihre Mitarbeiter nicht auf einen sparsamen Umgang mit Papier und Tinte. Dokumente werden wahllos ausgedruckt ohne dabei darauf zu achten, welche Inhalte überhaupt benötigt werden. In der Hektik des Arbeitsalltags werden viele unnötige Seiten gedruckt, die anschließend direkt im Papierkorb landen. Soll der Kostenfaktor Druckkosten langfristig reduziert werden, muss jeder Einzelne in einem Unternehmen darauf achten, dass ausschließlich das gedruckt wird, was tatsächlich notwendig ist. Der Druckbereich muss exakt festgelegt werden, was schnell und einfach umsetzbar ist. So lassen sich von mehrseitigen Dokumenten gezielt bestimmte Bereiche durch Markierungen oder die Seitenbestimmung drucken.
6. Doppelseitiges Drucken
Steht ein Drucker zur Verfügung, der doppelseitiges Drucken erlaubt, ist diese Funktion eine wertvolle Chance zum Sparen. Der Papierverbrauch sinkt merkbar. Diese Option kann standardmäßig eingestellt werden.
7. Schriftgröße und –art anpassen
Auch mit der Schriftgröße von Texten kann gespart werden. Die Schriftgröße sollte verringert werden, so oft es der Geschäftsalltag zulässt. Das spart Papier und Tinte. Zudem ist vor dem Druck immer zu prüfen, ob Textpassagen tatsächlich fett gedruckt werden müssen. Werden Texte stattdessen normal gedruckt, spart das im Vergleich viel Tinte.
8. Wechsel von Patrone und Co.
Toner und Patronen sollten erst dann ausgetauscht werden, wenn sich der nachlassende Füllstand bei der Druckqualität bemerkbar macht und nicht bereits dann, wenn der Drucker darauf hinweist. Viele Geräte sind bewusst von den Herstellern so eingestellt, dass sie einen geringen Füllstand zu früh anzeigen. Und das obwohl mit dem übrigen Inhalt noch viele Ausdrucke möglich wären. Vor dem Wechsel der Toner beziehungsweise Patronen ist es sinnvoll diese zu entnehmen und durch vorsichtiges Wenden die Resttinte innerhalb der Behälter zu verteilen. Das erlaubt den Druck von weiteren Seiten.
9. Standby-Modus vermeiden
In vielen Büros befinden Drucker nach Feierabend im Standby-Modus. Das kostet unnötig Energie und treibt die Stromkosten in die Höhe. Zudem verkürzt sich die Lebensdauer der Geräte. Daher sollte in jeder Abteilung darauf geachtet werden, dass Druckgeräte nur dann angeschaltet sind, wenn sie genutzt werden.
10. Farbpatronen einzeln nachfüllen
Grundsätzlich sind Drucker ideal, dessen Patronen/Toner einzeln eingesetzt werden. Lassen sich Farbtanks einzeln austauschen, müssen keine Komplettsets gekauft werden, was die Ausgaben verringert. Der Einkauf wird wesentlich bedarfsgerechter gestaltet.
Fazit
Druckkosten sind ein entscheidender Kostenpunkt in Büros. Maßnahmen zur Senkung sind reichlich vorhanden und die vorteilhaften Auswirkungen auf die Ausgaben sind nicht zu unterschätzen. Dabei sollten die einzelnen Aspekte im Gesamten betrachtet werden. Nur weil ein Drucker günstig in der Anschaffung ist, heißt das nicht, dass die regelmäßigen Druckkosten damit geringer liegen, als bei einem teuren Gerät, das womöglich um ein Vielfaches günstiger druckt. Der Preis pro gedruckter Seite ist beim Vergleich von Druckern ein entscheidender Indikator.
Im nachfolgenden Video von ThinPrint wurden weitere Tipps und Empfehlungen zum Senken der Druckkosten zusammengefasst.
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