Desk Sharing: Konzepte, Vorteile, Herausforderungen und Regeln

Desk Sharing hat sich als eine flexible und zukunftsorientierte Lösung in der modernen Arbeitswelt etabliert, die vor allem durch Remote Work und Homeoffice an Relevanz gewonnen hat. Dieses Bürokonzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz haben, sondern sich Arbeitsplätze flexibel teilen, bringt sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende Vorteile, stellt jedoch auch Herausforderungen dar. Damit Desk Sharing erfolgreich umgesetzt wird, bedarf es klarer Regeln und Strukturen. Außerdem spielt Ordnung im Büro eine zentrale Rolle, um ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Funktionsweise und Definition von Desk Sharing

Desk Sharing, auch bekannt als Shared Desk oder Hot Desking, bezeichnet die Nutzung von Arbeitsplätzen durch mehrere Mitarbeitende. Im Gegensatz zu traditionellen Bürokonzepten hat hier niemand einen festen Schreibtisch, sondern wählt jeden Tag einen freien Arbeitsplatz. Diese Flexibilität ermöglicht es, den verfügbaren Raum optimal zu nutzen, was besonders in Zeiten von Remote Work und Homeoffice vorteilhaft ist, da viele Schreibtische oft ungenutzt bleiben. Das Konzept fördert zudem die Zusammenarbeit, da Mitarbeitende spontan zusammenarbeiten können, ohne an feste Arbeitsplätze gebunden zu sein.

Es gibt verschiedene Modelle von Desk Sharing, darunter das „Hot-Desk-Prinzip“, bei dem nach dem Motto „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ gearbeitet wird, oder das „Desk-Booking“, bei dem Arbeitsplätze im Voraus reserviert werden können. Einige Unternehmen setzen auch auf „Activity-Based Working“, bei dem Arbeitsplätze je nach Aufgabe und Bedürfnis gewählt werden, sei es für konzentrierte Einzelarbeit oder kollaborative Projektarbeit.

Vorteile von Desk Sharing

Kostenersparnis und Effizienzsteigerung

Für Unternehmen ist Desk Sharing besonders attraktiv, weil es die Betriebskosten erheblich senkt. Durch die Reduzierung der benötigten Büroflächen derselben, lassen sich Miet- und Nebenkosten einsparen. Studien zeigen, dass durchschnittlich 20 % der Betriebskosten eines Unternehmens auf Büromieten entfallen, und Desk Sharing ermöglicht es, diese zu minimieren. Durch den Wegfall von festen Arbeitsplätzen können Unternehmen zudem ihren Energieverbrauch senken, was sich positiv auf die Nachhaltigkeitsbilanz auswirkt.

Verbesserte Zusammenarbeit und Innovation

Ein weiterer Vorteil ist, dass Mitarbeitende durch die wechselnden Arbeitsplätze regelmäßig mit unterschiedlichen Kolleginnen und Kollegen in Kontakt kommen. Dies fördert den Wissensaustausch, baut Abteilungsgrenzen ab und schafft neue Synergien. Besonders in kreativen und agilen Arbeitsumgebungen ist diese Flexibilität vorteilhaft, da sie den Austausch von Ideen und Innovationen anregt.

Flexibilität und Work-Life-Balance

Desk Sharing unterstützt flexible Arbeitsmodelle, bei denen Mitarbeitende selbst entscheiden können, ob sie zu Hause oder im Büro arbeiten. Dies fördert eine bessere Work-Life-Balance, da Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz und ihre Arbeitszeiten flexibel gestalten können. Diese Freiheit wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit und Produktivität der Belegschaft aus.

Nachteile von Desk Sharing

Fehlende persönliche Bindung zum Arbeitsplatz

Trotz der vielen Vorteile bringt Desk Sharing auch Herausforderungen mit sich. Ein fester Arbeitsplatz bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich ihren Schreibtisch individuell zu gestalten, sei es durch persönliche Gegenstände wie Fotos oder Pflanzen. Bei geteilten Arbeitsplätzen entfällt diese Möglichkeit, was bei einigen Mitarbeitenden zu einem Gefühl der Entfremdung führen kann.

Zeitverlust und Stress

Ein weiterer Nachteil ist der potenzielle Zeitverlust, der dadurch entsteht, dass Mitarbeitende jeden Tag einen neuen Arbeitsplatz suchen und diesen einrichten müssen. Insbesondere in Büros mit dem „First-come, first-serve“-Prinzip kann dies zu Stress führen, wenn beliebte Arbeitsplätze schnell vergeben sind. Zudem kann das tägliche Wechseln des Arbeitsplatzes zu Unruhe und Ablenkung führen, was sich negativ auf die Produktivität auswirkt.

Technische Herausforderungen

Damit Desk Sharing reibungslos funktioniert, müssen die Arbeitsplätze technisch gut ausgestattet sein. Dies bedeutet zusätzliche Kosten für Unternehmen, da jeder Arbeitsplatz über die nötige Infrastruktur wie Laptops, Monitore und ergonomische Möbel verfügen muss. Auch die IT-Abteilung steht vor neuen Herausforderungen, da die technische Unterstützung und Datensicherheit für flexible Arbeitsplätze gewährleistet sein muss.

Regeln für erfolgreiches Desk Sharing

Damit Desk Sharing effektiv funktioniert und die Vorteile überwiegen, sind klare Regeln erforderlich. Eine der wichtigsten ist das sogenannte „White-Desk-Prinzip“, bei dem alle Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz am Ende des Tages sauber und aufgeräumt verlassen. Dies sorgt dafür, dass der nächste Nutzer einen ordentlichen Schreibtisch vorfindet. Unternehmen sollten zudem Hygienemaßnahmen wie die Bereitstellung von Desinfektionsmitteln einführen, um die Verbreitung von Krankheiten in der geteilten Arbeitsumgebung zu minimieren.

Eine weitere Regel betrifft die Nutzung des Arbeitsplatzes: Mitarbeitende sollten den Arbeitsplatz nur für die nötige Zeit besetzen und ihn freigeben, wenn sie ihn nicht mehr benötigen. Dies verhindert Engpässe und fördert eine faire Nutzung der Arbeitsplätze. Darüber hinaus sollten Unternehmen Schulungen anbieten, um Mitarbeitende über die Funktionsweise und die Regeln des Desk Sharings zu informieren.

Ordnung im Desk-Sharing-Büro

Ordnung und Sauberkeit spielen eine zentrale Rolle im Desk-Sharing-Modell. Da mehrere Mitarbeitende dieselben Arbeitsplätze nutzen, ist es besonders wichtig, dass alle Beteiligten ihren Arbeitsplatz aufgeräumt hinterlassen. Unternehmen sollten entsprechende Aufbewahrungsmöglichkeiten wie Schließfächer oder Rollcontainer bereitstellen, damit persönliche Gegenstände und Arbeitsmaterialien sicher verstaut werden können.

Eine Clean-Desk-Policy sorgt dafür, dass keine persönlichen Gegenstände dauerhaft am Arbeitsplatz verbleiben. Dies trägt nicht nur zu einem ordentlichen Erscheinungsbild bei, sondern schützt auch sensible Daten, die sonst offen herumliegen könnten. Durch regelmäßige Reinigungsmaßnahmen und die Bereitstellung von Reinigungsmitteln kann die Hygiene im Büro sichergestellt werden, was insbesondere in Zeiten der Pandemie von Bedeutung ist.

Erfolgreiche Implementierung von Desk Sharing

Die Einführung eines solchen Systems sollte stets mit einer transparenten Kommunikation und der Einbindung der Belegschaft einhergehen, um Akzeptanz zu schaffen und mögliche Konflikte zu vermeiden. Damit Desk Sharing gelingt, müssen Unternehmen klare Regeln aufstellen, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigen und in eine solide technische Infrastruktur investieren.

Durch eine saubere und ordentliche Arbeitsumgebung sowie durchdachte Regelungen kann Desk Sharing zu einer Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeitende werden, die die Flexibilität und Produktivität langfristig steigert.